TIP 5: Jednou ze základních dovedností manažera je umění organizovat svou vlastní práci

S tím souvisí volba priorit – troufám si tvrdit, že všichni toho máme víc, než je možné zvládnout.

Jenže jak poznat, že můj čas s ohledem na veškeré schůzky, práci na strategii, řešení úkolů, operativu atd. již přesáhnul zvládnutelnou mez?

Cesta k řešení tohoto problému vede přes pečlivou práci s kalendářem – časovým rozvrhem každého pracovního dne.

To není nijak převratné – kalendář pro plánování schůzek a různých událostí používá asi každý. Aby to celé fungovalo, je potřeba do kalendáře doplnit druhou, velmi významnou, a z mých zkušeností v souvislosti s plánováním času opomíjenou část činností. V principu jde o práci na strategii, řešení jednotlivých úkolů a nezbytnou operativu.

Pokud chcete být skutečným pánem svého času a pracovat dle skutečných priorit, doporučuji dodržovat následující pravidla:

• Vše, co byste měli z titulu své pozice dělat, patří do kalendáře. Máte se zabývat strategií, sledováním trhu, technologickým trendům, konkurencí? Pokud ano, je třeba si na to vyhradit odpovídající časový prostor a určit konkrétní termíny a čas, kdy se tomu budete věnovat.
• Všechny úkoly, které je třeba řešit osobně, mají mít kromě termínu dokončení také váš časový odhad, jak dlouho vám jejich splnění zabere. Zamyšlení se nad složitostí úkolu s sebou mnohdy přináší další důležité otázky. Nebudu k tomu někoho potřebovat? Pokud ano – kdy na mě bude mít kolega čas? Kdy mám tedy na úkolu začít pracovat, abych vše stihnul v termínu? Opět je třeba blokovat konkrétní prostor ve vašem pracovním kalendáři.
• Doporučuji si vytvořit kategorie událostí, které si v kalendáři rozlišíte barevně. Například v mém kalendáři jsou interní schůzky zelené, jednání se zákazníky oranžové, čas vyhrazený úkolům modrý atd. Tato vizualizace Vám dá velmi rychlý přehled ve vašem časovém plánu.

Co tento systém přináší:

• Tím, že klíčové činnosti, které vyžadují váš čas, přenesete do kalendáře včetně jejich časové náročnosti, získáte dokonalý přehled o vaší pracovní kapacitě a reálnosti plnění požadovaných úkolů.
• S tím přímo souvisí uspořádání a přehodnocení náplně práce a priorit – co dělám, co bych měl a chtěl dělat? Nejsou mezi mými úkoly věci, které by měl nebo mohl řešit někdo jiný?
• Většinou je jedním z výsledků větší míra delegování, což je zásadní nástroj na rozvoj kolegů a týmové spolupráce.

Je důležité si uvědomit, že tento princip nefunguje jen v případě vašeho času. Tímto způsobem můžete pracovat se svými kolegy. Jsou skutečně tak vytížení, jak tvrdí? Dělají věci, které mají dělat, nebo věci, které je baví?

Další přidanou hodnotou je, že díky systému (jako např. ALITEO) máte veškeré informace, které pro svou práci potřebujete na jednom místě. To vám umožňuje splnit si další manažerský sen – Mít dokonalý přehled o tom, co se na firmě děje.