Proč polovina implementací nového softwaru selhává a jak na to jít správně

Správný odhad reality

Zavedení nového softwaru není jen o technologii. Je to změna pro celý váš tým. Nedostatečná příprava a očekávání, že se lidé snadno přizpůsobí je naivní.

• Vytvořte tým lidí, kteří buď zodpovídají za jednotlivé procesy nebo jsou dost kompetentní se k procesům vyjadřovat a mají blízko k technologiím. Pověřte je návrhem implementačních procesů. Pokud vidíte v průběhu implementace prostor pro zlepšení, revidujte je. Pokud ne, odsouhlaste si společně výsledek.

Leadership

Klíčem k úspěchu je vedení. Zavádění změny ze shora bez pochopení reality pracovního procesu je recept k nezdaru. Lídři musí být první, kdo nový nástroj plně využívá, rozumí mu a ukáže cestu ostatním.

• Uzavřete dohodu, že všichni kompetentní budou od stanoveného data zadávat úkoly a řídit všechny své procesy v rámci dané aplikace.

Jedna vybraná osoba je málo

Často můžete číst frázi "vyberte odpovědnou osobu". Proč to nefunguje? Protože systémová změna potřebuje více než jednoho nositele. Celý tým by měl mít jasnou vizi a plnou podporu vrcholového vedení.

• Rozvažte ruce vybranému týmu lidí zodpovědných za implementaci a dovolte jim konzultovat, validovat a vylepšovat proces v čase a prostoru i během implementace, tak aby to nenarušilo chod firmy.

Učení je proces, ne event

Školení je nezbytné, ale jaké školení? Jednorázové školení nefunguje. Zaměstnanci potřebují průběžné školení a podporu v reálném čase, aby získali v nový nástroj a proces důvěru.

• Pokud vám to situace umožňuje, vyčleňte čas implementačnímu týmu i po implementaci, aby mohl operativně reagovat, odpovědět a řešit dotazy od ostatních kolegů a tak dopomohl k pochopení a akceptaci nového softwaru.

Vyslechnutí odpůrců

Každý tým má odpůrce. Ale místo ignorování nebo přesvědčování, jim zkuste naslouchat. Jsou to vaše nejcennější zdroje informací o tom, proč celá implementace může selhat. Zaměřte se na vypracování strategie, která řeší jejich obavy.

• Vytvořte projekt, do kterého umožníte přispívat podněty a dotazy všech kolegů. Následně naplánujte pravidelně setkání, kde bude otevřena diskuse k uvedeným požadavkům, ze které buď vznikne pochopení současného stavu, nebo změna na základě výsledku diskuse.

Monitorování a optimalizace jsou nekončící proces

Považovat proces za dokončený po "implementaci" je klíčovou chybou. Každý systém vyžaduje neustálou údržbu, hodnocení a vylepšení. A pokud nejste připraveni na neustálé investování do tohoto procesu, selžete.

• Organizujte porady v pravidelných cyklech a zaúkolujte každého z týmu sledováním aktuálních trendů a velkých hráčů ve vašem byznysu. Následně reflektujte aktuální trendy a vylepšení, které vás budou posouvat vpřed.

Zkušení manažeři a lídři by neměli podceňovat výzvy, které s sebou přináší zavádění nového systému, a právě zde hraje klíčovou roli kvalitní, cílený a efektivní přístup.
Používejme zkušeností z minulých selhání jako výchozí bod pro budoucí úspěchy.

Nepotřebujeme více nástrojů. Potřebujeme chytřejší implementace.