Ve světě technologií a digitálních řešení, není klíčovou složkou úspěchu jen samotný software, ale především lidé a procesy, které jej obklopují. Implementace softwarového řešení do organizace je něco, co by mělo projít nejen technickým, ale také organizačním a kulturním filtrem podniku. Díky našim bohatým zkušenostem v oblasti implementací nabízíme sofistikovaný přístup, který zahrnuje odbornou analýzu, strategické plánování a personalizovanou podporu.

Začínáme na startu – s definováním procesu, který má být v ALITEO implementován.

Tento první krok během implementace je nejen standardní procedurou, ale i možností pro reflexi a optimalizaci stávajícího procesu ze strany zákazníka. Často jsme svědky "aha-zážitků", kdy si zákazník uvědomí potenciální místa k vylepšení při přezkoumání svých procesů s lidmi, kteří je na denní bázi provádějí.

Implementace

Implementace sama, ať už prováděná na dálku nebo nejčastěji využívaným způsobem – přímo na místě u zákazníka, je prováděna v úzké spolupráci a v neustálém dialogu se všemi zúčastněnými stranami. Osobní přístup umožňuje nejen hlubší pochopení specifik vašeho podniku, ale také flexibilnější a efektivnější vyřešení případných komplikací na cestě za úspěšnou implementací.
Analyzujeme, přenášíme a validujeme váš proces do systému ALITEO tak, abychom zabezpečili jeho co možná nejhladší přenesení do digitální sféry. Během tohoto procesu se často ujímáme úlohy oponenta procesu, přičemž uplatňujeme naše zkušenosti a know-how na vylepšení a zefektivnění přenesených procesů, kde je to možné a vhodné. To zahrnuje i vzájemnou validaci a vylepšování procesu s využitím všech dostupných nástrojů, které ALITEO nabízí.

Jelikož chápeme, že každý projekt je unikátní, přistupujeme k validaci a testování implementovaných procesů s maximální pozorností a respektem ke specifikům vašeho podniku. Dále poskytujeme komplexní školení pro klíčové uživatele a po celou dobu trvání implementace nabízíme podporu a asistenci prostřednictvím našeho supportu, který vám je samozřejmě připraven odpovídat na vaše dotazy nebo sbírat vaše podněty pro lepší fungování našeho systému i po ukončení vaší implementace.

Výsledkem je nejen funkční systém ALITEO, ale také proces, který je optimalizován, vyladěn a přizpůsoben reálným potřebám vaší organizace. Implementace s námi není jen o technologii, je to partnerství, které staví na zkušenostech, odbornosti a spolupráci směrem k úspěchu vašeho podniku. Časová náročnost na kterou je třeba se připravit je závislá na velikosti a požadavcích vaší společnosti. V principu si však odpovídá 12-50 hodinám, za které se s námi dopracujete k požadovanému výsledku.

Ujistěte se, že vaše cesta digitální transformací bude hladká a efektivní, díky komplexnímu a zkušenému přístupu, který ALITEO nabízí.

Rozlišení pojmů: Projekt a Proces

Proces, jako souhrn dobře definovaných a strukturovaných kroků směřujících k dosažení konkrétního cíle, je tepnou úspěšné organizace. Umožňuje nám systematicky přistupovat k práci, zajišťuje konzistentnost a kvalitu výsledků a zároveň minimalizuje prostor pro chyby či neefektivnost. V digitálním nástroji ALITEO je proces zhmotněn ve formě „Pracovního prostoru“, kde si jednotlivá oddělení mohou vytvořit vlastní „recepturu“ pro dosažení požadovaných výsledků.

Samotný projekt v ALITEO není pouze o náhodném plnění úkolů, ale představuje aplikaci nadefinovaného procesu (v pracovním prostoru) v praxi, kde každý úkol a krok jsou strategicky navrženy tak, aby úspěšně navigovaly tým směrem k cíli.

Jaké vlastnosti by měl projekt mít

• Procesně ukotven: Vychází z nastavení daného pracovního prostoru.
• Časově omezený: Má stanovený časový rámec.
• Definovaný stavem: Každý z projektů se může nacházet v jednom ze stavů podle pokroku řešení, nebo informovat o riziku v čase nebo kvalitě.
• Personálně definovaný: Projekt má členy s oprávněními, kteří mohou mít charakter interních nebo externích uživatelů.
• Specifikuje vstupy: Definuje zdroje nebo specifika díky projektovým atributům.
• Využívá zdroje: Nástroje řízení projektu v podobě, porad, řídících úkolů, dokumentů, SLA a reportů.
• Výstup: Má konkrétní očekávaný výsledek a umožňuje vykazovat a fakturovat čas na projekt nebo jeho části.

Kontinuita vs Jednorázovost

Některé projekty mohou být kontinuální, tedy nemají striktně definovaný konec, ale spíše se zaměřují na běžný provoz a komunikaci (support projekt, interní helpdesk, HR projekt atd…). Zde ALITEO může fungovat jako místo, kde lze takové projekty spravovat.

Procesní modelování

"Pracovní prostory", lze vnímat jako prostor pro definování rámce procesu pro dané oddělení a mohou být převedeny do procesního modelu. Tento model poskytuje přehled o tom, jak jsou jednotlivé procesy ve společnosti prováděny, a to pomocí grafické mapy procesů.

Význam procesů

Procesy, jakékoli postupné kroky, které následně představují kompletní pracovní tok, jsou životně důležité pro chod každé organizace a měly by být důkladně definovány a dokumentovány.

Procesní mapa vs Procesní model

• Procesní mapa: Poskytuje úplný pohled na všechny procesy.
• Procesní model: Detailně popisuje a vizualizuje jeden konkrétní proces.

Proč zavést procesní řízení?

1. Zaměření na práci: Propojení projektů, úkolů, stavů, atributů a podúloh usnadňuje práci a minimalizuje šanci na prohlédnutí klíčových kroků.
2. Kvalita výstupu: Zajistí konzistentní kvalitu výstupů tím, že zajistí dodržování optimálních postupů a firemního know-how.
3. Delegace úkolů: Jasně definované procesy usnadňují delegaci úkolů a zapojení nových členů týmu.
4. Úspora zdrojů: Minimalizuje promrhaný čas a energii tím, že objasní, jaké jsou následující kroky v procesu.

Aplikace v praxi

Například proces zpracování zákaznického požadavku na support, může být komplexnější, než se zdá. Všechny postupy, které je třeba provést, mohou být rozděleny do jasně definovaných kroků, aby se zajistila kvalita a konzistentnost.

Jak to funguje v ALITEO?

ALITEO nabízí tři úrovně procesního řízení:

• Základní procesy: Projekty/Týmy, úkoly
• Středně složité procesy: Projekty/Týmy, úkoly, podúlohy, vazby a atributy úloh
• Komplexní procesy: Projekty/Tímy, úkoly, podúlohy, vazby, atributy úkolů, projektů, výkazů práce, automatiky komentářů a řešitelů, etapy a stavy úkolů, SLA atp.

ALITEO tedy umožňuje nejen správu projektů, které mohou reprezentovat jakýkoli datový celek, ale také podporuje vytváření, sledování a optimalizaci procesů.

Jak začít s procesním řízením?

• Definovat: Co je cílem procesu?
• Modelovat: Jaké jsou klíčové kroky?
• Analyzovat: Jak můžeme proces měřit a hodnotit?
• Optimalizovat: Jak lze proces zlepšit?
• Realizovat: Jak můžeme proces aplikovat do praxe?

ALITEO: Vaše cesta k efektivnímu procesnímu řízení

Přístup ALITEO umožňuje organizacím vytvářet, sledovat a měřit procesy jako pracovní prostory prostřednictvím projektů a zajišťovat tak konzistentní výkony, výsledky a podporovat tak kontinuální zlepšování. S ALITEO tedy nejenže udržíte všechny své projekty pod kontrolou, ale také vytvoříte robustní systém pro řízení a zlepšování vašich procesů – a to vše na jednom místě.

Správný odhad reality

Zavedení nového softwaru není jen o technologii. Je to změna pro celý váš tým. Nedostatečná příprava a očekávání, že se lidé snadno přizpůsobí je naivní.

• Vytvořte tým lidí, kteří buď zodpovídají za jednotlivé procesy nebo jsou dost kompetentní se k procesům vyjadřovat a mají blízko k technologiím. Pověřte je návrhem implementačních procesů. Pokud vidíte v průběhu implementace prostor pro zlepšení, revidujte je. Pokud ne, odsouhlaste si společně výsledek.

Leadership

Klíčem k úspěchu je vedení. Zavádění změny ze shora bez pochopení reality pracovního procesu je recept k nezdaru. Lídři musí být první, kdo nový nástroj plně využívá, rozumí mu a ukáže cestu ostatním.

• Uzavřete dohodu, že všichni kompetentní budou od stanoveného data zadávat úkoly a řídit všechny své procesy v rámci dané aplikace.

Jedna vybraná osoba je málo

Často můžete číst frázi "vyberte odpovědnou osobu". Proč to nefunguje? Protože systémová změna potřebuje více než jednoho nositele. Celý tým by měl mít jasnou vizi a plnou podporu vrcholového vedení.

• Rozvažte ruce vybranému týmu lidí zodpovědných za implementaci a dovolte jim konzultovat, validovat a vylepšovat proces v čase a prostoru i během implementace, tak aby to nenarušilo chod firmy.

Učení je proces, ne event

Školení je nezbytné, ale jaké školení? Jednorázové školení nefunguje. Zaměstnanci potřebují průběžné školení a podporu v reálném čase, aby získali v nový nástroj a proces důvěru.

• Pokud vám to situace umožňuje, vyčleňte čas implementačnímu týmu i po implementaci, aby mohl operativně reagovat, odpovědět a řešit dotazy od ostatních kolegů a tak dopomohl k pochopení a akceptaci nového softwaru.

Vyslechnutí odpůrců

Každý tým má odpůrce. Ale místo ignorování nebo přesvědčování, jim zkuste naslouchat. Jsou to vaše nejcennější zdroje informací o tom, proč celá implementace může selhat. Zaměřte se na vypracování strategie, která řeší jejich obavy.

• Vytvořte projekt, do kterého umožníte přispívat podněty a dotazy všech kolegů. Následně naplánujte pravidelně setkání, kde bude otevřena diskuse k uvedeným požadavkům, ze které buď vznikne pochopení současného stavu, nebo změna na základě výsledku diskuse.

Monitorování a optimalizace jsou nekončící proces

Považovat proces za dokončený po "implementaci" je klíčovou chybou. Každý systém vyžaduje neustálou údržbu, hodnocení a vylepšení. A pokud nejste připraveni na neustálé investování do tohoto procesu, selžete.

• Organizujte porady v pravidelných cyklech a zaúkolujte každého z týmu sledováním aktuálních trendů a velkých hráčů ve vašem byznysu. Následně reflektujte aktuální trendy a vylepšení, které vás budou posouvat vpřed.

---

Zkušení manažeři a lídři by neměli podceňovat výzvy, které s sebou přináší zavádění nového systému, a právě zde hraje klíčovou roli kvalitní, cílený a efektivní přístup.
Používejme zkušeností z minulých selhání jako výchozí bod pro budoucí úspěchy.

Nepotřebujeme více nástrojů. Potřebujeme chytřejší implementace.