ALITEO.comALITEO.com
menu
Všechny funkcionality
Všechny funkcionality

Jasně, přehledně a na jednom místě.

přizpůsobí ALITEO vašim procesům

všech objektů a evidencí dle vaši potřeby

jasný a detailní přehled o aktivitách

v aplikaci nebo e-maily a jen vyrozhodnete v jakém rozsahu

jako integrální součást vaší společnosti

měření, vykazování a fakturace

ve formě grafů, přehledů a statistik

dokonalý přehled o aktivitách podřízených

time management s plánováním a synchronizací

přehledně s řešitelem a upozorněním na změny

s oprávněními pro kompetentní

Všechny články

TIP 2: Průběh a řízení schůzky, online vytváření zápisu a návazných úkolů

V KARAT Software řídíme porady, kde rotujeme roli vedoucího pro lepší přípravu a průběh setkání. ALITEO nám umožňuje snadné přesuny bodů porady a komplexní zápisy, zajišťující efektivní sledování úkolů v reálném čase.

Jak jsme si řekli v článku Dynamické vytváření obsahu a programu schůzky, porady, jednání, velmi důležitým prvkem úspěchu porady je pečlivá příprava podkladů k jednotlivým bodům porady a následná příprava všech účastníků. To je nezbytnou, nikoliv však jedinou podmínkou úspěchu.

Jak řídíme porady v KARAT Software?

  • Pokud je to možné, máme v rámci týmů pravidlo, že roli vedoucího porady (správce procesu) rotujeme.
  • Prvním bodem porady je shoda nad jejím programem. Pokud již na začátku porady víme, že nestihneme vše projednat, dojde k dohodě o přesunu bodů porady na jinou poradu (ALITEO umožňuje přesun bodů jednoduše a bez ztráty připravených podkladů) nebo prodloužení porady.
  • Zápis z porady provádíme kombinací zapisovatele (rotuje stejně jako vedoucí), nebo dohodnutého řešitele vzniklého úkolu. Řešitel si vytváří zápis proto, že si poznačí informace tak, aby jim při řešení úkolu rozuměl.
  • ALITEO v oblasti zápisu umožňuje jednoduše zapsat dohody přímo k projednávaným bodům, a zároveň přímo z bodu porady vytvořit N úkolů, které byly dohodnuty. Do úkolu se zároveň přenáší informace z bodu porady a vzniká vazba mezi úkolem a bodem porady (práce s úkoly bude obsahem TIP3)
  • Pokud je součástí porady kontrola úkolů, zapíšeme jejich aktuální stav a dohody o dalším postupu. Opět vzniká vazba mezi poradou a úkolem – na úkolech tak mimo jiné vidíme kdy, na kterých poradách a s jakým výsledkem byly projednávány
  • Na poradě mohou být řešeny úkoly, které nám předaly k vyjádření jiné týmy. Tyto úkoly jsou taktéž přiřazeny jako jednotlivé body porady k projednání včetně všeho, co bylo řečeno výše. Projednaný úkol následně vracíme původnímu týmu k dořešení
  • Posledním bodem porady je kontrola zápisu, kdy účastníci potvrdí, že zápisu a zadání úkolů rozumí.

Jaké jsou přínosy, které sledujeme

  • Rotace vedoucího a zapisovatele porady = zlepšení přípravy a průběhu porady. Každý si z vlastní zkušenosti uvědomuje, že jako vedoucí porady chce připravené, věcně se vyjadřující kolegy, kterým jde o dosažení cíle porady.
  • Dodržování doby trvání porad. Každý bod má svou časovou náročnost, umíme tak vyhodnotit, co je reálné ve vyměřeném čase projednat.
  • Klíčové body porady vždy projednáme. Jsme připravení, jdeme dle priorit s ohledem na časovou náročnost.
  • Máme kompletní informace pro budoucí hledání dohod a vyhodnocování zadaných úkolů. Víme přesně s jakým výsledkem jsme se rozešli, kdo dostal úkoly.
  • V reálném čase vidíme všechny úkoly, které byly na poradách daného týmu zadány, a to samozřejmě v různých pohledech (ukončené, rozpracované v termínu, po termínu, podle řešitelů atd..).
  • Jako manažeři šetříme velké množství času díky tomu, že všechny informace máme na jednom místě, jsou vzájemně provázané a se skončením porady máme hotovo ve smyslu vše je zapsáno, zkontrolováno, nové úkoly jsou rozdány a staré vyhodnoceny.

Mohlo by vás zajímat

Všechny články

TIP 1: Dynamické vytváření obsahu a programu schůzky, porady, jednání 

Ve firmě se soustředíme na efektivní řízení týmů a strategií, kde manažeři tráví čas komunikací s lidmi a zlepšováním procesů, nikoli administrativou. Díky ALITEO zefektivňujeme schůzky a procesy, zajišťujeme lepší přípravu a koordinaci úkolů, což vede k rychlejšímu dosahování cílů a lepší organizaci práce.

TIP 2: Průběh a řízení schůzky, online vytváření zápisu a návazných úkolů

V KARAT Software řídíme porady, kde rotujeme roli vedoucího pro lepší přípravu a průběh setkání. ALITEO nám umožňuje snadné přesuny bodů porady a komplexní zápisy, zajišťující efektivní sledování úkolů v reálném čase.

TIP 3: Průběžná kontrola úkolů a dohod učiněných v rámci schůzek

V naší firmě pravidelné schůzky managementu řeší strategická rozhodnutí a reakce na vývoj projektů. Před ALITEO bylo sledování úkolů a získávání informací zdlouhavé. Nyní ALITEO umožňuje jednotný systém řízení, zvyšuje průhlednost a efektivitu, šetří čas a předchází nedorozuměním.

Jste připraveni být efektivní?

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme. Nebo nás kontaktujte přímo vy.

Vaše údaje budeme zpracovávat za účelem jednorázového kontaktu s informacemi o našich službách. Více informací o zpracování osobních údajů najdete v dokumentu Zásady zpracování osobních údajů.

Víc času na práci, která vás baví
KARAT Software a. s.
Dvořákova 2881/77
750 02 Přerov
Česká republika
 
IČ: 25352687
DIČ: CZ25352687
Zápis v OR: oddíl B, vložka 1413
Vedeno u: Krajský soud v Ostravě
 

Copyright 2023 KARAT Software
Všechna práva vyhrazena

mobilní aplikace již

KARAT Software a. s.
Dvořákova 2881/77
750 02 Přerov
Česká republika
 
IČ: 25352687
DIČ: CZ25352687
Zápis v OR: oddíl B, vložka 1413
Vedeno u: Krajský soud v Ostravě
 

Copyright 2023 KARAT Software
Všechna práva vyhrazena