Jak jsme si řekli v článku Dynamické vytváření obsahu a programu schůzky, porady, jednání, velmi důležitým prvkem úspěchu porady je pečlivá příprava podkladů k jednotlivým bodům porady a následná příprava všech účastníků. To je nezbytnou, nikoliv však jedinou podmínkou úspěchu.
Jak řídíme porady v KARAT Software?
- Pokud je to možné, máme v rámci týmů pravidlo, že roli vedoucího porady (správce procesu) rotujeme.
- Prvním bodem porady je shoda nad jejím programem. Pokud již na začátku porady víme, že nestihneme vše projednat, dojde k dohodě o přesunu bodů porady na jinou poradu (ALITEO umožňuje přesun bodů jednoduše a bez ztráty připravených podkladů) nebo prodloužení porady.
- Zápis z porady provádíme kombinací zapisovatele (rotuje stejně jako vedoucí), nebo dohodnutého řešitele vzniklého úkolu. Řešitel si vytváří zápis proto, že si poznačí informace tak, aby jim při řešení úkolu rozuměl.
- ALITEO v oblasti zápisu umožňuje jednoduše zapsat dohody přímo k projednávaným bodům, a zároveň přímo z bodu porady vytvořit N úkolů, které byly dohodnuty. Do úkolu se zároveň přenáší informace z bodu porady a vzniká vazba mezi úkolem a bodem porady (práce s úkoly bude obsahem TIP3)
- Pokud je součástí porady kontrola úkolů, zapíšeme jejich aktuální stav a dohody o dalším postupu. Opět vzniká vazba mezi poradou a úkolem – na úkolech tak mimo jiné vidíme kdy, na kterých poradách a s jakým výsledkem byly projednávány
- Na poradě mohou být řešeny úkoly, které nám předaly k vyjádření jiné týmy. Tyto úkoly jsou taktéž přiřazeny jako jednotlivé body porady k projednání včetně všeho, co bylo řečeno výše. Projednaný úkol následně vracíme původnímu týmu k dořešení
- Posledním bodem porady je kontrola zápisu, kdy účastníci potvrdí, že zápisu a zadání úkolů rozumí.
Jaké jsou přínosy, které sledujeme
- Rotace vedoucího a zapisovatele porady = zlepšení přípravy a průběhu porady. Každý si z vlastní zkušenosti uvědomuje, že jako vedoucí porady chce připravené, věcně se vyjadřující kolegy, kterým jde o dosažení cíle porady.
- Dodržování doby trvání porad. Každý bod má svou časovou náročnost, umíme tak vyhodnotit, co je reálné ve vyměřeném čase projednat.
- Klíčové body porady vždy projednáme. Jsme připravení, jdeme dle priorit s ohledem na časovou náročnost.
- Máme kompletní informace pro budoucí hledání dohod a vyhodnocování zadaných úkolů. Víme přesně s jakým výsledkem jsme se rozešli, kdo dostal úkoly.
- V reálném čase vidíme všechny úkoly, které byly na poradách daného týmu zadány, a to samozřejmě v různých pohledech (ukončené, rozpracované v termínu, po termínu, podle řešitelů atd..).
- Jako manažeři šetříme velké množství času díky tomu, že všechny informace máme na jednom místě, jsou vzájemně provázané a se skončením porady máme hotovo ve smyslu vše je zapsáno, zkontrolováno, nové úkoly jsou rozdány a staré vyhodnoceny.
