„Jakmile bude na projektu něco nového, dejte mi vědět.“
„O řešení úkolu mne průběžně informujte“
Také tyto nebo jim podobné věty patří do vašeho manažerského života? Jedním z významných faktorů stresu manažerů je neustálý pocit, že jim něco ve firmě protéká mezi prsty, nedostávají se k nim aktuální informace o důležitých věcech. A proto se snaží vytvářet různé platformy pro předávání informací, průběžné referování o klíčových obchodních případech, projektech. Maily, telefonáty, schůzky, porady.
Problémy tohoto systému:
- Manažer nosí v hlavě (v lepším případě má poznamenáno), co všechno musí sledovat.
- V principu je to mnohdy tak, že si vede paralelní evidenci úkolů, které někomu zadal, aby na něco nezapomněl
- Potřebných informací je tolik, že jejich získávání stojí manažera značné úsilí, mnoho času a nervů.
- Místo skutečné práci se lidé ve firmě věnují předávání informací, které ve firmě jsou, jen nejsou dostupné.
Jak z toho ven:
- Pracovníci si musí informace o postupu svých projektů, úkolů atd. zaznamenávat v jednotném systému
- Manažer musí mít možnost si v systému nastavit, které informace jsou pro něj důležité – je průběžně online informován o jejich vývoji, změnách stavu, termínech, rozpočtu atd..
Opravdu je to tak jednoduché? Stačí splnit jen 2 podmínky? Ano, je. Dokonce je to tak, že složitá je vlastně jen jedna – „Pracovníci si musí informace o postupu svých projektů, úkolů atd. zaznamenávat v jednotném systému“.
Háček je v tom, že zabezpečit, aby se nějaký systém stal jednotnou platformou, kam si budou pracovníci průběžně vkládat důležité informace, není jednoduché. Z našich zkušeností fungují 2 cesty, jak to zařídit:
- Vyberete a hlavně správně zavedete takový systém, který uživatelé skutečně přijmou jako pomocníka ke své práci. Budou vnímat, že vkládání informací slouží v první řadě pro ně samotné – bez ohledu na další procesy mají motivaci s ním pracovat z osobních důvodů.
- Používání systému nařídíte a budete dodržování stanovených pravidel striktně vyžadovat. Takto dokážete udržet v běhu skoro cokoliv – otázkou je, jestli se vám energie věnovaná do udržení systému v chodu vyplatí.
V praxi to samozřejmě funguje tak, že neexistuje jednoduchý a jednotný postup. Asi se budete pohybovat mezi oběma strategiemi:
- Vyberte kvalitní řešení, poslouchejte připomínky uživatelů a nebojte se investovat do zlepšování systému. Vrátí se vám to formou kvalitnějších informací a spokojenějších kolegů
- Vždy budou existovat jedinci, kteří budou v opozici, kdyby už jen z principu. Tady platí tlak na striktní dodržování pravidel – pozor – jeden uvolněný kamínek může strhnout celou hráz..
Proč to celé podstupovat?
Z osobní zkušenosti vidím jako klíčové následující přínosy:
- Průběžné informování o vývoji úkolu/projektu může ušetřit spoustu energie, peněz, zamezit problémům u zákazníka. Manažeři zachytí potenciální problém daleko dříve než na pravidelných schůzkách a mohou okamžitě sjednat nápravu.
- Obecně dochází k významné úspoře času – odpadnou schůzky, čekání na odpovědi na maily, odpolední telefonáty, kdy si někdo na něco vzpomene.
- Důvěra v systém dává manažerovi klid na práci. Zavedete si do svého pracovního dne určité kontrolní rutiny, v rámci kterých si zkontrolujete vše důležité.
- To vše uvolní více času na práci, za kterou je manažer primárně placen, a která ho mnohdy ve finále jediná baví. Vytvářet strategii, pracovat s týmem, jednat se zákazníky, sledovat technologické trendy.
Mít přehled o tom co se na firmě děje v kombinaci se schopností být pánem svého času (TIP 5) Vás posouvá k lepší práci se svými kolegy a vaší ochotě ve větší míře delegovat (TIP 7).
