Ve firmě se řídíme zásadou, že manažer se má primárně zabývat řízením svých týmů a strategií. Tedy má se většinu svého času věnovat komunikaci s lidmi, vyhodnocováním dat a informací a neustálému zlepšování procesů. Vše ostatní jsou činnosti, které jsou pro něj neefektivní, nepřináší žádnou přidanou hodnotu a mnohdy jej ani nebaví.
Klasickým příkladem je řízení schůzek, kdy manažer je odpovědný za organizaci a procesní řízení schůzky, dosahování cílů, time management a prověření, že veškeré dohody a úkoly byly správně zaznamenány. Rozhodně nemá být asistentka ostatním účastníkům, prohledávat staré zápisy, maily, dožadovat se informací jak jsme na tom s plněním úkolů atd..
Z naší zkušenosti v KARAT Software, k nejvýraznějšímu zvýšení efektivity porad došlo implementací následujících klíčových změn:
- Včasná příprava jednotlivých bodů porady je v režii jednotlivých účastníků. V ALITEO zakládají body porady sami, včetně správných podkladů, příloh atd.
- Všichni jsou automaticky průběžně informováni o programu a jeho změnách, mají online k dispozici potřebné informace a podklady a mohou se tak řádně připravit.
- Nedílnou součástí porad bývá kontrola úkolů. ALITEO podporuje jednoduché nalezení a přiřazení úkolů, které mají být v rámci schůzky projednány (úkoly z minulých porad týmu. projektové úkoly atd.)
- Důležitá je potřeba kooperace mezi týmy, kdy např. obchodníci potřebují po vedení společnosti souhlas s cenovou nabídkou na klíčovou zakázku. ALITEO umožňuje tuto žádost jednoduše předat k vyjádření z jednoho týmu do druhého včetně všech souvisejících informací.
Jak to vypadá v praxi z pohledu manažera?
- Mým úkolem je včas naplánovat do kalendáře schůzky daného týmu (pokud je to možné, tak plánujeme až 12 měsíců dopředu).
- Následně online sleduji, jak postupně přibývají body k řešení, jak jsou připraveny k projednání.
- K poradě jednoduše připojím úkoly, které mají být zkontrolovány, a projdu si požadavky z jiných týmů, které nám poslali k vyjádření.
Tedy nezabývám se tím, jak shromáždit na poradu správná data a podklady – to za mě řeší proces a ALITEO. Mým úkolem je připravit se na vlastní obsah – pročíst přípravy, požádat kolegy o doplňující informace.
Jaké jsou přínosy ve zlepšení vedení porad?
- Zásadně lepší připravenost účastníků na program. Body nejsou odkládány z důvodu nedostatečných informací atd.
- Rychlejší dosahování kvalitnějších výsledků – souvisí s lepší přípravou jednotlivých bodů, online informování účastníků o změnách a z toho vyplývající možnosti vyžádat si dopřesnění
- Násobně lepší práce s dohodami z minulých porad – nezapomíná se zadané úkoly, není diskuse o tom, na čem jsme se vlastně dohodli.
- Lepší řízení času trvání porady – každý bod má svou časovou náročnost a vedoucí porady tak může řešit případné problémy (dohoda o prodloužení porady, přesun bodů na další poradu atd..)
