TIP 4: Jak „donutit“ ostatní, aby začali používat pro svou práci SW jako je například ALITEO

Ať již jsem působil jako obchodník, obchodní ředitel nebo CEO, vždy jsem řešil stejný problém, a to hned ze dvou pohledů.

• Jak správně našim zákazníkům představit výhody řešení, které nabízíme, ale také jak jim pomoci toto řešení zavést do praxe. 
• Jak tato naše řešení implementovat do naší firmy. Ano, SW firmy jsou zákazníky sami sobě, a je to mnohdy ten nejsložitější projekt 😊

V několika následujících bodech se pokusím shrnout kroky, které dle mých zkušeností vedou k úspěchu v implementaci produktu jako je ALITEO.

• Jsem přesvědčený, že klíčovým faktorem úspěchu je mít ve firmě „tahouna, motor, nadšence“, který má jasnou představu o přínosech nového řešení. Tato osoba musí být zároveň aktivním uživatelem buď vlastního systému, nebo jeho výstupů. Zároveň je třeba si přiznat, že jeho slovo musí mít ve firmě dostatečnou váhu, nebo musí mít šéfa, který jej v jeho úsilí podpoří.
• Definice cílů implementace typu „Zefektivnění práce obchodníků“ bez konkrétních prvků, co by tu vyšší efektivitu mělo zařídit, je k ničemu. Je třeba si říct, co konkrétně má být efektivnější, jaké informace lidem chybí a mají je mít k dispozici, co jako manažer potřebujete sledovat a aktuálně se musíte na tyto informace doptávat atd.
• Každou informaci, kterou budete chtít mít v systému, musí do něj někdo zapsat. Informace, které nikdo dále ke své práci nepotřebuje, nevyhodnocuje je, do systém nepatří. Stejně tak tam nepatří data, která sice manažerům kreslí hezké barevné grafy, ale nejsou na základě jejich hodnot činěna rozhodnutí reagující na danou situaci.
• Začněte procesem, jehož jste významným účastníkem. Začněte využívat nový nástroj a vyžadujte po ostatních, aby komunikovali výhradně prostřednictvím něj. Pokud použijeme náš příklad Porad, tak to může vypadat následovně:
  • Body porady si vkládá každý sám, nejpozději 24 hod před konáním porady. Podklady mailem, v chatu nebo na papírku na stole ignorujte
  • Pokud vznikne na poradě úkol, je zadán do systému. Informace o jeho řešení a průběhu budou součástí systému. Pokud ne, má se úkol za nesplněný, i kdybyste dostali X mailů.
  • Pokud je vaším cílem mít online přehled a nemuset se ptát, vyžadujte, aby veškeré komunikace probíhala pomocí systému. Buďte v tom důslední.

Dodržování těchto zásad vám bude stačit, abyste systém uvedli do života v rámci vašeho týmu. A s velkou pravděpodobností začnou členové týmu vyžadovat jeho využívání ve svých týmech – ani jim se nebude chtít přidělávat si práci a dělat ostatním asistentku.

• Další úspěšnou strategií je vybrat proces, který se týká velké částí vašich pracovníků, a vy víte, že „není optimální“. Klasickým příkladem jsou interní žádanky na cokoliv.
  • Dovolené a proces jejich schvalování
  • Nové vybavení – NTB, mobil, papír do tiskárny
  • Požadavky na služby podpůrných oddělení – Instalace tiskárny, problém s ovladači, oprava stroje ve výrobě..

Pokud se vám podaří tyto 2 strategie zkombinovat a systém obecně je navržen tak, že je reálně užitečný, máte vyhráno. Odměnou vám bude to, že vaši lidé se nebudou zabývat byrokracií, a budou věnovat více času práci, pro kterou jste si je do firmy najali.