Management naší firmy se schází každý týden. Děláme strategická rozhodnutí, reagujeme na aktuální vývoj u zákazníků, na projektech, ve společnosti – to asi všichni znáte. To v praxi znamená, že každý rok absolvujeme cca 45-50 schůzek (a to pouze v rámci tohoto týmu), kdy z každé z nich vzniká 3-10 úkolů, přičemž řešení některých úkolů zabere i měsíce = nejsme schopni mít z porady na poradu tzv. čistý stůl.
Než jsme začali používat ALITEO, řešili jsme v rámci porad tyto hlavní problémy:
- Velký časový prostor jsme věnovali vzájemnému informování o průběhu plnění zadaných úkolů. Původní nástroj pro řízení porad nebyl tím, který jsme používali na vlastní management průběhu skutečného řešení úkolu. Na poradě jsme si úkol zaevidovali, ale veškeré informace o průběhu jeho řešení byly systémech, které používali jednotliví řešitelé.
- Zjistit si aktuální stav úkolu znamenalo sehnat řešitele a zeptat se. To samozřejmě obě strany zdržuje, navíc pokud má o informace zájem více lidí, tak řešitel stráví spoustu času opakováním stejných informací na různé strany.
- Složitě jsme vyhledávali důležité informace z minulých porad. Například pokud jsme v rámci kontroly úkolů udělali nějakou dohodu, byla součástí zápisu dané porady a neměla žádnou informační vazbu k úkolu jako takovému. Následné dohledávání bylo problematické.
Zásadním posunem k současnému stavu bylo, že díky vlastnostem ALITEO jej lidé přijali jako nástroj pro své osobní řízení a řešení úkolů, projektů.
Co jsou hlavní přínosy v používání ALITEO pro řízení porad v naší společnosti?
- Jednotnost systému pro všechny pracovníky od konzultantů po management umožňuje provázanost informací a procesů. Pokud například na naší poradě zadáme úkol, který má dopad do interakce se zákazníkem, vidíme prostřednictvím vazeb návazných úkolů až na konkrétní komunikaci konzultanta s uživatelem a umíme si jednoduše ověřit, zda řešení odpovídá našemu zadání.
- Jednoznačnost a průkaznost průběhu práce na úkolu, dohod a kontrol. Každý úkol si s sebou nese kompletní historii. Při jeho kontrole vidíme, na které poradě jsme jej zadali, z jakého bodu vznikl, jaké byly podklady. Vidíme také na kterých poradách jsme se jím zabývali a s jakým výsledkem, které týmy se nám k němu vyjadřovali, kde vnikly případné časové prodlevy.
- Ušetříme spoustu času vzájemným referováním o stavu úkolů, informace si navíc můžeme zjistit kdykoliv online. Nepotřebujeme se nikoho ptát, máme nezkreslené informace v reálném čase. To nám umožnilo zásadně zefektivnit pravidelné kontroly úkolů. Účastníci porady si pročtou historii jejich řešení a doptávají se na případné nejasnosti.
- Předcházení problémům, nedorozuměním, zbytečné práci kolegů. A opět za to mohou online a kompletní informace o řešení úkolů. Můžeme si tak průběžně kontrolovat, zda bylo správně pochopenu zadání, že řešení probíhá správným směrem a tempem. Případně můžeme zasáhnout IHNED a ne až po další poradě, kde se dozvíme, že problém stihnul narůst do nepříjemných problémů.
