ALITEO: Klíčové důvody, proč začlenit procesní řízení do vašeho podnikání

Rozlišení pojmů: Projekt a Proces

Proces, jako souhrn dobře definovaných a strukturovaných kroků směřujících k dosažení konkrétního cíle, je tepnou úspěšné organizace. Umožňuje nám systematicky přistupovat k práci, zajišťuje konzistentnost a kvalitu výsledků a zároveň minimalizuje prostor pro chyby či neefektivnost. V digitálním nástroji ALITEO je proces zhmotněn ve formě „Pracovního prostoru“, kde si jednotlivá oddělení mohou vytvořit vlastní „recepturu“ pro dosažení požadovaných výsledků.

Samotný projekt v ALITEO není pouze o náhodném plnění úkolů, ale představuje aplikaci nadefinovaného procesu (v pracovním prostoru) v praxi, kde každý úkol a krok jsou strategicky navrženy tak, aby úspěšně navigovaly tým směrem k cíli.

Jaké vlastnosti by měl projekt mít

• Procesně ukotven: Vychází z nastavení daného pracovního prostoru.
• Časově omezený: Má stanovený časový rámec.
• Definovaný stavem: Každý z projektů se může nacházet v jednom ze stavů podle pokroku řešení, nebo informovat o riziku v čase nebo kvalitě.
• Personálně definovaný: Projekt má členy s oprávněními, kteří mohou mít charakter interních nebo externích uživatelů.
• Specifikuje vstupy: Definuje zdroje nebo specifika díky projektovým atributům.
• Využívá zdroje: Nástroje řízení projektu v podobě, porad, řídících úkolů, dokumentů, SLA a reportů.
• Výstup: Má konkrétní očekávaný výsledek a umožňuje vykazovat a fakturovat čas na projekt nebo jeho části.

Kontinuita vs Jednorázovost

Některé projekty mohou být kontinuální, tedy nemají striktně definovaný konec, ale spíše se zaměřují na běžný provoz a komunikaci (support projekt, interní helpdesk, HR projekt atd…). Zde ALITEO může fungovat jako místo, kde lze takové projekty spravovat.

Procesní modelování

"Pracovní prostory", lze vnímat jako prostor pro definování rámce procesu pro dané oddělení a mohou být převedeny do procesního modelu. Tento model poskytuje přehled o tom, jak jsou jednotlivé procesy ve společnosti prováděny, a to pomocí grafické mapy procesů.

Význam procesů

Procesy, jakékoli postupné kroky, které následně představují kompletní pracovní tok, jsou životně důležité pro chod každé organizace a měly by být důkladně definovány a dokumentovány.

Procesní mapa vs Procesní model

• Procesní mapa: Poskytuje úplný pohled na všechny procesy.
• Procesní model: Detailně popisuje a vizualizuje jeden konkrétní proces.

Proč zavést procesní řízení?

1. Zaměření na práci: Propojení projektů, úkolů, stavů, atributů a podúloh usnadňuje práci a minimalizuje šanci na prohlédnutí klíčových kroků.
2. Kvalita výstupu: Zajistí konzistentní kvalitu výstupů tím, že zajistí dodržování optimálních postupů a firemního know-how.
3. Delegace úkolů: Jasně definované procesy usnadňují delegaci úkolů a zapojení nových členů týmu.
4. Úspora zdrojů: Minimalizuje promrhaný čas a energii tím, že objasní, jaké jsou následující kroky v procesu.

Aplikace v praxi

Například proces zpracování zákaznického požadavku na support, může být komplexnější, než se zdá. Všechny postupy, které je třeba provést, mohou být rozděleny do jasně definovaných kroků, aby se zajistila kvalita a konzistentnost.

Jak to funguje v ALITEO?

ALITEO nabízí tři úrovně procesního řízení:

• Základní procesy: Projekty/Týmy, úkoly
• Středně složité procesy: Projekty/Týmy, úkoly, podúlohy, vazby a atributy úloh
• Komplexní procesy: Projekty/Tímy, úkoly, podúlohy, vazby, atributy úkolů, projektů, výkazů práce, automatiky komentářů a řešitelů, etapy a stavy úkolů, SLA atp.

ALITEO tedy umožňuje nejen správu projektů, které mohou reprezentovat jakýkoli datový celek, ale také podporuje vytváření, sledování a optimalizaci procesů.

Jak začít s procesním řízením?

• Definovat: Co je cílem procesu?
• Modelovat: Jaké jsou klíčové kroky?
• Analyzovat: Jak můžeme proces měřit a hodnotit?
• Optimalizovat: Jak lze proces zlepšit?
• Realizovat: Jak můžeme proces aplikovat do praxe?

ALITEO: Vaše cesta k efektivnímu procesnímu řízení

Přístup ALITEO umožňuje organizacím vytvářet, sledovat a měřit procesy jako pracovní prostory prostřednictvím projektů a zajišťovat tak konzistentní výkony, výsledky a podporovat tak kontinuální zlepšování. S ALITEO tedy nejenže udržíte všechny své projekty pod kontrolou, ale také vytvoříte robustní systém pro řízení a zlepšování vašich procesů – a to vše na jednom místě.