Když e-maily přestaly stačit. Jak ALITEO pomohlo zavést pořádek do řízení projektů i času.

„Mým dlouhodobým cílem je digitalizovat sám sebe,“ říká s úsměvem Ing. Jiří Dvořák, Ph.D., který se v NC Line stará o řízení projektů. „Zjistil jsem, že trávím obrovské množství času operativou a reakcí na e-maily, místo abych se věnoval cílům, které posouvají firmu dopředu.“

Před zavedením ALITEO tak firma čelila typickým problémům:

• E-mailový chaos - informace mizely v přílohách, kopie putovaly všude a nikam.
• Nízká dohledatelnost úkolů – chyběl přehled, kdo co řeší a v jaké fázi to je.
• Nemožnost měřit efektivitu – práce se evidovala různě, často jen v Excelu.

Jak ALITEO změnilo způsob práce

Jiří Dvořák popisuje přechod na ALITEO jako proces, který začal u jednoho člověka a postupně pohltil celé týmy: „Začal jsem s tím sám, jako osobním plánovačem. Potřeboval jsem zjistit, kam mi mizí čas. Postupně jsme ALITEO rozšířili na projektové řízení, porady i výkazy práce.“

Projekty a porady v ALITEO

Všechny porady vedení dnes běží přímo v ALITEO. Každý bod se promění v úkol, který má řešitele, termín i stav. „Z porady už nikdo neodchází s neurčitým seznamem poznámek. Všechno je hned přiřazené,“ říká Dvořák.

Výkazy práce a analýza času

ALITEO umožňuje sledovat, na čem lidé opravdu pracují. „Najednou vidíte, proč se projekt neposunul – protože kapacita šla jinam. A hlavně to můžete měřit,“ dodává.

Automatizace a integrace

Díky integraci s Make si NC Line propojuje e-maily, tabulky i další nástroje.

„Vy jste frajeři v tom, jak chápete, že se systémy musí integrovat. Ten konektor do Make pro nás byl gamechanger,“ oceňuje Dvořák a dodává: „Naše oddělení měla vlastní systémy, tabulky a způsob komunikace. Fungovalo to, ale jen do určité chvíle. Když bylo potřeba mít přehled o některých procesech – od požadavku až po schválení nebo realizaci – spolupráce byla neefektivní. Informace o řešení byly na různých místech, proto bylo těžké se v nich orientovat a sdílet je v rámci týmu. Efektivní komunikace nemůže byt postavena jenom na emailech.“

Přínosy pro tým

„ALITEO mě naučilo dělat správné věci správně,“ říká Dvořák a dodává, „Když vám denně přijde deset e-mailů a osm z nich nesouvisí s cíli firmy, systém vám pomůže to rozlišit. Můžete se konečně věnovat tomu, co má skutečný dopad.“

Výzvy a řešení

Zavádění systému nebylo bez výzev – jako v každé firmě bylo nutné změnit zvyky a naučit lidi pracovat s novým nástrojem.

„Nástroj sám o sobě nestačí. Musíte lidi přesvědčit, že to má smysl. Ale jakmile to pochopí, zjistí, že bez toho už nechtějí fungovat.“

Ing. Jiří Dvořák, Ph.D., Manažer digitalizace

NC Line a.s.

Implementaci si NC Line z velké části provedla sama s podporou týmu ALITEO, který pomáhal s nastavením a konzultacemi online.

Budoucnost s ALITEO

NC Line plánuje do budoucna prohloubit integraci s Office 365 a v ALITEO řídit nejen projekty, ale i celkovou kapacitu týmu.

„Chci e-maily zrušit úplně,“ směje se Dvořák.
„ALITEO má všechno, co potřebuji: úkoly, přehled, historii, návaznosti. A hlavně – dává mi klid v hlavě.“

ALITEO pomohlo NC Line přejít od chaosu k jasnému systému, kde se nic neztratí.
Nástroj, který spojuje projekty, lidi i komunikaci do jednoho místa, dnes šetří hodiny práce týdně a umožňuje firmě růst bez ztráty přehledu.

„Kdo jednou zažil, že má všechno na jednom místě, už se nechce vracet k e-mailům.“

Ing. Jiří Dvořák, Ph.D., Manažer digitalizace

NC Line a.s.

👉 Hledáte nástroj, který propojí projekty, schvalování i komunikaci na jednom místě? Objevte ALITEO – řešení, které vám dá přehled i čas na to, co je skutečně důležité.