TIP 4: Ako „prinútiť“ ostatných, aby začali používať pre svoju prácu SW ako je napríklad ALITEO

Či už som pôsobil ako obchodník, obchodný riaditeľ alebo CEO, vždy som riešil ten istý problém, a to hneď z dvoch pohľadov.

• Ako správne našim zákazníkom predstaviť výhody riešenia, ktoré ponúkame, ale aj ako im pomôcť toto riešenie zaviesť do praxe.
• Ako tieto naše riešenia implementovať do našej firmy. Áno, SW firmy sú zákazníkmi samy sebe, a často je to ten najzložitejší projekt 😊

V niekoľkých nasledujúcich bodoch sa pokúsim zhrnúť kroky, ktoré podľa mojich skúseností vedú k úspechu v implementácii produktu ako je ALITEO.

• Som presvedčený, že kľúčovým faktorom úspechu je mať vo firme „ťahúňa, motor, nadšenca“, ktorý má jasnú predstavu o prínosoch nového riešenia. Táto osoba musí byť zároveň aktívnym používateľom buď vlastného systému, alebo jeho výstupov. Zároveň je potrebné si priznať, že jeho slovo musí mať vo firme dostatočnú váhu, alebo musí mať šéfa, ktorý ho v jeho úsilí podporí.
• Definícia cieľov implementácie typu „Zefektívnenie práce obchodníkov“ bez konkrétnych prvkov, čo by tú vyššiu efektivitu malo zabezpečiť, je na nič. Je potrebné si povedať, čo konkrétne má byť efektívnejšie, aké informácie ľuďom chýbajú a mali by ich mať k dispozícii, čo ako manažér potrebujete sledovať a momentálne sa musíte na tieto informácie pýtať a pod.
• Každú informáciu, ktorú budete chcieť mať v systéme, musí do neho niekto zapísať. Informácie, ktoré nikto ďalej k svojej práci nepotrebuje, nevyhodnocuje ich, do systému nepatria. Rovnako tam nepatria údaje, ktoré síce manažérom kreslia pekné farebné grafy, ale na základe ich hodnôt sa nerobia rozhodnutia reagujúce na danú situáciu.
• Začněte procesem, jehož jste významným účastníkem. Začněte využívat nový nástroj a vyžadujte po ostatních, aby komunikovali výhradně prostřednictvím něj. Pokud použijeme náš příklad Porad, tak to může vypadat následovně:
  • Body porady si vkládá každý sám, nejpozději 24 hod před konáním porady. Podklady mailem, v chatu nebo na papírku na stole ignorujte
  • Ak na porade vznikne úloha, je zadaná do systému. Informácie o jej riešení a priebehu budú súčasťou systému. Ak nie, považuje sa úloha za nesplnenú, aj keby ste dostali X mailov.
  • Ak je vaším cieľom mať online prehľad a nemusieť sa pýtať, vyžadujte, aby všetka komunikácia prebiehala pomocou systému. Buďte v tom dôslední.

Dodržiavanie týchto zásad vám bude stačiť, aby ste systém uviedli do života v rámci vášho tímu. A s veľkou pravdepodobnosťou začnú členovia tímu vyžadovať jeho využívanie vo svojich tímoch – ani im sa nebude chcieť pridávať si prácu a robiť ostatným asistentku.

• Ďalšou úspešnou stratégiou je vybrať proces, ktorý sa týka veľkej časti vašich pracovníkov a viete, že „nie je optimálny“. Klasickým príkladom sú interné žiadanky na čokoľvek.
  • Dovolenky a proces ich schvaľovania
  • Nové vybavenie – NTB, mobil, papier do tlačiarne
  • Požiadavky na služby podporných oddelení – Inštalácia tlačiarne, problém s ovládačmi, oprava stroja vo výrobe.

Ak sa vám podarí tieto 2 stratégie skombinovať a systém je navrhnutý tak, že je reálne užitočný, máte vyhraté. Odmenou vám bude to, že vaši ľudia sa nebudú zaoberať byrokraciou a budú venovať viac času práci, na ktorú ste si ich do firmy najali.