Manažment našej firmy sa stretáva každý týždeň. Robíme strategické rozhodnutia, reagujeme na aktuálny vývoj u zákazníkov, na projektoch, v spoločnosti – to asi všetci poznáte. V praxi to znamená, že každý rok absolvujeme približne 45–50 schôdzok (a to len v rámci tohto tímu), z ktorých každá generuje 3–10 úloh, pričom riešenie niektorých úloh trvá aj mesiace = nie sme schopní mať z porady na poradu tzv. čistý stôl.
Kým sme začali používať ALITEO, riešili sme v rámci porád tieto hlavné problémy:
- Veľký časový priestor sme venovali vzájomnému informovaniu o priebehu plnenia zadaných úloh. Pôvodný nástroj na riadenie porád nebol tým, ktorý sme používali na vlastný manažment priebehu skutočného riešenia úloh. Na porade sme si úlohu zaznamenali, ale všetky informácie o priebehu jej riešenia boli v systémoch, ktoré používali jednotliví riešitelia.
- Zistiť si aktuálny stav úlohy znamenalo nájsť riešiteľa a opýtať sa. To samozrejme obidve strany zdržuje, navyše ak má o informácie záujem viac ľudí, riešiteľ strávi veľa času opakovaním tých istých informácií na rôzne strany.
- Zložito sme vyhľadávali dôležité informácie z minulých porád. Napríklad ak sme v rámci kontroly úloh urobili nejakú dohodu, bola súčasťou zápisu danej porady a nemala žiadnu informačnú väzbu k úlohe ako takej. Následné dohľadávanie bolo problematické.
Zásadným posunom k súčasnému stavu bolo, že vďaka vlastnostiam ALITEO ho ľudia prijali ako nástroj pre svoje osobné riadenie a riešenie úloh, projektov.
Aké sú hlavné prínosy používania ALITEO pre riadenie porád v našej spoločnosti?
- Jednotnosť systému pre všetkých pracovníkov od konzultantov po manažment umožňuje prepojenosť informácií a procesov. Ak napríklad na našej porade zadáme úlohu, ktorá má dopad do interakcie so zákazníkom, vidíme prostredníctvom väzieb nadväzných úloh až na konkrétnu komunikáciu konzultanta s používateľom a vieme si jednoducho overiť, či riešenie zodpovedá nášmu zadaniu.
- Jednoznačnosť a preukázateľnosť priebehu práce na úlohe, dohodách a kontrolách. Každá úloha si so sebou nesie kompletnú históriu. Pri jej kontrole vidíme, na ktorej porade sme ju zadali, z akého bodu vznikla, aké boli podklady. Vidíme tiež, na ktorých poradách sme sa ňou zaoberali a s akým výsledkom, ktoré tímy sa k nej vyjadrovali, kde vznikli prípadné časové prodlevy.
- Ušetríme veľa času vzájomným referovaním o stave úloh, informácie si navyše môžeme zistiť kedykoľvek online. Nepotrebujeme sa nikoho pýtať, máme nezdeformované informácie v reálnom čase. To nám umožnilo zásadne zefektívniť pravidelné kontroly úloh. Účastníci porady si prečítajú históriu ich riešenia a dopytujú sa na prípadné nejasnosti.
- Predchádzanie problémom, nedorozumeniam, zbytočnej práci kolegov. A opäť za to môžu online a kompletné informácie o riešení úloh. Môžeme si tak priebežne kontrolovať, či bolo správne pochopené zadanie, že riešenie prebieha správnym smerom a tempom. Prípadne môžeme zasiahnuť IHNED a nie až po ďalšej porade, kde sa dozvieme, že problém stihol narásť do nepríjemných problémov.
