Ako sme si povedali v článku Dynamické vytváranie obsahu a programu schôdzky, porady, rokovania, veľmi dôležitým prvkom úspechu porady je dôkladná príprava podkladov k jednotlivým bodom a následná príprava všetkých účastníkov. To je nevyhnutnou, no nie jedinou podmienkou úspechu.
Ako riadime porady v KARAT Software?
- Ak je to možné, máme v rámci tímov pravidlo, že rolu vedúceho porady (správcu procesu) rotujeme.
- Prvým bodom porady je zhoda nad jejím programom. Ak už na začiatku porady vieme, že nestihneme všetko prerokovať, dôjde k dohode o presune bodov porady na inú poradu (ALITEO umožňuje presun bodov jednoducho a bez straty pripravených podkladov) alebo o predĺžení porady.
- Zápis z porady vykonávame kombináciou zapisovateľa (rotuje rovnako ako vedúci) alebo dohodnutého riešiteľa vzniknutej úlohy. Riešiteľ si vytvára zápis preto, aby si poznamenal informácie tak, aby im pri riešení úlohy rozumel.
- ALITEO v oblasti zápisu umožňuje jednoducho zapísať dohody priamo k prerokovávaným bodom a zároveň priamo z bodu porady vytvoriť N úloh, ktoré boli dohodnuté. Do úlohy sa zároveň prenášajú informácie z bodu porady a vzniká väzba medzi úlohou a bodom porady (práca s úlohami bude obsahom TIP3).
- Ak je súčasťou porady kontrola úloh, zapíšeme ich aktuálny stav a dohody o ďalšom postupe. Opäť vzniká väzba medzi poradou a úlohou – na úlohách tak okrem iného vidíme, kedy, na ktorých poradách a s akým výsledkom boli prerokované.
- Na porade môžu byť riešené úlohy, ktoré nám odovzdali na vyjadrenie iné tímy. Tieto úlohy sú taktiež priradené ako jednotlivé body porady na prerokovanie vrátane všetkého, čo bolo uvedené vyššie. Prerokovanú úlohu následne vraciame pôvodnému tímu na doriešenie.
- Posledným bodom porady je kontrola zápisu, keď účastníci potvrdia, že zápisu a zadaniu úloh rozumejú.
Aké sú prínosy, ktoré sledujeme
- Rotácia vedúceho a zapisovateľa porady = zlepšenie prípravy a priebehu porady. Každý si z vlastnej skúsenosti uvedomuje, že ako vedúci porady chce pripravených, vecne sa vyjadrujúcich kolegov, ktorým ide o dosiahnutie cieľa porady.
- Dodržiavanie doby trvania porád. Každý bod má svoju časovú náročnosť, vieme tak vyhodnotiť, čo je reálne v určenom čase prerokovať.
- Kľúčové body porady vždy prerokujeme. Sme pripravení, ideme podľa priorít s ohľadom na časovú náročnosť.
- Máme kompletné informácie pre budúce vyhľadávanie dohôd a vyhodnocovanie zadaných úloh. Vieme presne, s akým výsledkom sme sa rozišli, kto dostal úlohy.
- V reálnom čase vidíme všetky úlohy, ktoré boli na poradách daného tímu zadané, a to samozrejme v rôznych pohľadoch (ukončené, rozpracované v termíne, po termíne, podľa riešiteľov a pod.).
- Ako manažéri šetríme veľké množstvo času vďaka tomu, že všetky informácie máme na jednom mieste, sú navzájom prepojené a so skončením porady máme hotovo v zmysle, že všetko je zapísané, skontrolované, nové úlohy sú rozdelené a staré vyhodnotené.
