Vo firme sa riadime zásadou, že manažér sa má primárne zaoberať riadením svojich tímov a stratégií. Teda má väčšinu svojho času venovať komunikácii s ľuďmi, vyhodnocovaniu dát a informácií a neustálemu zlepšovaniu procesov. Všetko ostatné sú činnosti, ktoré sú preňho neefektívne, neprinášajú žiadnu pridanú hodnotu a často ho ani nebavia.
Klasickým príkladom je riadenie schôdzok, keď manažér je zodpovedný za organizáciu a procesné riadenie schôdzky, dosahovanie cieľov, time management a overenie, že všetky dohody a úlohy boli správne zaznamenané. Rozhodne nemá byť asistentkou ostatným účastníkom, prehľadávať staré zápisy, maily, dožadovať sa informácií o tom, ako sme na tom s plnením úloh a pod.
Z našej skúsenosti v KARAT Software došlo k najvýraznejšiemu zvýšeniu efektivity porád implementáciou nasledujúcich kľúčových zmien:
- Včasná príprava jednotlivých bodov porady je v réžii jednotlivých účastníkov. V ALITEO zakladajú body porady sami, vrátane správnych podkladov, príloh a pod.
- Všetci sú automaticky priebežne informovaní o programe a jeho zmenách, majú online k dispozícii potrebné informácie a podklady a môžu sa tak riadne pripraviť.
- Neoddeliteľnou súčasťou porád býva kontrola úloh. ALITEO podporuje jednoduché nájdenie a priradenie úloh, ktoré majú byť v rámci schôdzky prerokované (úlohy z minulých porád tímu, projektové úlohy a pod.).
- Dôležitá je potreba spolupráce medzi tímami, keď napríklad obchodníci potrebujú od vedenia spoločnosti súhlas s cenovou ponukou na kľúčovú zákazku. ALITEO umožňuje túto žiadosť jednoducho odovzdať na vyjadrenie z jedného tímu do druhého vrátane všetkých súvisiacich informácií.
Ako to vyzerá v praxi z pohľadu manažéra?
- Mojou úlohou je včas naplánovať do kalendára schôdzky daného tímu (ak je to možné, plánujeme až 12 mesiacov dopredu).
- Následne online sledujem, ako postupne pribúdajú body na riešenie, ako sú pripravené na prerokovanie.
- K porade jednoducho pripojím úlohy, ktoré majú byť skontrolované, a prejdem si požiadavky z iných tímov, ktoré nám poslali na vyjadrenie.
Teda nezaoberám sa tým, ako zhromaždiť na poradu správne dáta a podklady – to za mňa rieši proces a ALITEO. Mojou úlohou je pripraviť sa na samotný obsah – prečítať si prípravy, požiadať kolegov o doplňujúce informácie.
Aké sú prínosy v zlepšení vedenia porád?
- Výrazne lepšia pripravenosť účastníkov na program. Body nie sú odkladané z dôvodu nedostatočných informácií a pod.
- Rýchlejšie dosahovanie kvalitnejších výsledkov – súvisí s lepšou prípravou jednotlivých bodov, online informovaním účastníkov o zmenách a z toho vyplývajúcou možnosťou vyžiadať si spresnenie.
- Násobne lepšia práca s dohodami z minulých porád – nezabúda sa na zadané úlohy, nevedie sa diskusia o tom, na čom sme sa vlastne dohodli.
- Lepšie riadenie času trvania porady – každý bod má svoju časovú náročnosť a vedúci porady tak môže riešiť prípadné problémy (dohoda o predĺžení porady, presun bodov na ďalšiu poradu a pod.).
