Ako v KARAT Software používajú ALITEO

S ALITEO máme komplexný nástroj na riadenie tímov, projektov a helpdesku. Vyvíjame ho a neustále optimalizujeme na základe našich bohatých skúseností z viac ako 850 spoločností, aby spĺňal najnáročnejšie potreby našich klientov.

ALITEO z pohledu managementu

Používanie systému ALITEO prináša našej spoločnosti veľké výhody pri riadení tímov a súvisiacich agend. Umožňuje nám systematicky rozdeľovať zamestnancov do skupín a tímov, plánovať stretnutia jednotlivých tímov, prideľovať úlohy, zdieľať prílohy a mnoho ďalšieho.

Efektívne riadenie porád

Efektívne riadenie porád a ich programu vrátane dôslednej prípravy je pre chod spoločnosti absolútne nevyhnutné. Práve v tejto oblasti poskytuje spoločnosť ALITEO neoceniteľnú podporu. Pred každým stretnutím stanovíme body, o ktorých sa bude rokovať, aby si ich účastníci mohli vopred premyslieť. Tým sa dĺžka stretnutí skráti na nevyhnutné minimum a zabezpečí sa, že sa prediskutujú všetky dôležité body. Zo stretnutí sa priamo ku každému bodu vyhotovuje zápisnica, z ktorej môžeme ľahko prideliť úlohy príslušným výskumníkom, stanoviť termíny atď.

Tým sa zabezpečí, že sa nestratia žiadne dôležité body a že všetci účastníci budú mať kompletnú históriu celej úlohy. Sledujeme, kto bol na stretnutí prítomný, kto pridal ktorý bod programu a ako sa k nemu jednotliví účastníci vyjadrili.

ALITEO tiež uľahčuje synchronizáciu schôdzok a úloh s kalendárom. To nám umožňuje presúvať úlohy priamo do kalendára a plánovať si pracovný deň.

Príklad z dnešného dňa

Jedným z konkrétnych príkladov využitia systému ALITEO je situácia, keď v súčasnosti riešime stratégiu súvisiacu s náborom nových kolegov, kde potrebujeme schválenie vybraných bodov širším vedením spoločnosti. Preto sme tieto body zaradili do programu porady vedenia, kde sa o nich bude diskutovať, účastníci sa k nim vyjadria a všetko sa zaznamená do systému ALITEO. Takto máme celý proces pod kontrolou a dostávame včasnú spätnú väzbu.

Mentoring

Aktívne využívame aj mentoring. Z pozície manažmentu vidíme, kto má koľko úloh a koľko ich mešká, čo nám umožňuje lepšie plánovať. Predpripravené informačné panely s vizualizáciou úloh a časové grafy nám poskytujú dokonalý prehľad. S ich pomocou sledujeme aj spokojnosť našich kolegov.

„Díky Dashboardům přehledně vidím, které úkoly jsou splněné a které jsou po termínu. Vidím i úkoly, ke kterým se mám ze své pozice vyjádřit.“

Martin Válek

generální ředitel, KARAT Software a.s.

Jak řídíme projekty

Na riadenie projektov používame ALITEO v kombinácii s naším interným modulom riadenia projektov v informačnom systéme KARAT. Samotný projekt sa vytvára v našom systéme KARAT, kde definujeme všetky kľúčové aspekty. Pomocou synchronizačného modulu a rozhrania API riadenie projektov plynule prechádza do systému ALITEO. Tam potom pracujeme s požiadavkami a odpoveďami počas celého životného cyklu projektu.

V rámci IS KARAT sa zaoberáme aj operatívnym plánovaním, ktoré zahŕňa definovanie začiatku a konca projektu a rezerváciu personálnych kapacít, aby bolo jasné, kto má čo robiť a kedy. Tieto informácie si môžu projektoví manažéri vizualizovať priamo v systéme ALITEO.

Projekt je štruktúrovaný pomocou jednotlivých podsekcií (etáp), kde definujeme začiatok a koniec a konkrétne úlohy, ktoré je potrebné v rámci danej etapy splniť. V našom prípade ide napríklad o nastavenie, školenie, prispôsobenie, testovanie a ďalšie kroky projektu.

Dôležitou súčasťou je aj správa dokumentov a súvisiacich rád, ktoré sú k dispozícii priamo v rámci projektu. Od začiatku riadime implementáciu prostredníctvom interných úloh, čo nám umožňuje sledovať priebeh projektu a včas reagovať na prípadné problémy.

Naši zákazníci zohrávajú aktívnu úlohu aj počas testovania a ostrej prevádzky. Požiadavky môžu zadávať priamo do informačného systému KARAT a tie sa automaticky synchronizujú v systéme ALITEO. Zákazník vystupuje ako externý používateľ systému ALITEO, v ktorom prebieha všetka následná komunikácia o požiadavke. Zákazník tu potvrdzuje, že požiadavka bola úspešne vyriešená, a schvaľuje výsledok.

Pracovné výkazy

V rámci IS KARAT zaznamenávame čas riešenia konkrétnej požiadavky priamo v nástroji ALITEO. Časové výkazy používame ako podklad pre fakturáciu zákazníkom a výpočet miezd zamestnancov od vývojárov až po administratívnych pracovníkov.

ALITEO tak prispieva k transparentnému a efektívnemu riadeniu celého projektového cyklu.

Řízení helpdesku

ALITEO zohráva kľúčovú úlohu aj v procese riadenia helpdesku a starostlivosti o zákazníkov, pretože nám umožňuje rýchlo a efektívne vybavovať požiadavky zákazníkov. Zákazníci môžu svoje požiadavky jednoducho zadávať prostredníctvom systému IS KARAT, odkiaľ sa okamžite synchronizujú do systému ALITEO.

Vďaka kvalifikačnému systému môžeme rýchlo určiť povahu požiadavky, t. j. či ide o chybu, dotaz alebo odbornú konzultáciu. V prípade chybových požiadaviek automaticky spustíme proces okamžitého pridelenia kompetentnej osoby, ktorá ich bude riešiť. Sledovanie spokojnosti zákazníkov je pre nás veľmi dôležité a vďaka automatickej synchronizácii medzi IS KARAT a ALITEO môžu naši zákazníci jednoducho sledovať stav svojich požiadaviek a najnovšie informácie o ich riešení.

ALITEO ponúka aj možnosť automatizácie časti procesov. Napríklad pri vydaní záplaty na základe návrhu zákazníka je zákazník automaticky informovaný o nasadení záplaty.

ALITEO nám celkovo umožňuje poskytovať vynikajúce služby zákazníkom a rýchlo a efektívne reagovať na ich požiadavky, čo prispieva k udržaniu vysokej úrovne spokojnosti zákazníkov.