Prečo polovica implementácií nového softvéru zlyháva a ako na to ísť správne

Správny odhad reality

Zavedenie nového softvéru nie je len o technológii. Je to zmena pre celý váš tím. Nedostatočná príprava a očakávanie, že sa ľudia ľahko prispôsobia, je naivné.

• Vytvorte tím ľudí, ktorí buď zodpovedajú za jednotlivé procesy, alebo sú dostatočne kompetentní sa k procesom vyjadrovať a majú blízko k technológiám. Poverte ich návrhom implementačných procesov. Ak vidíte v priebehu implementácie priestor na zlepšenie, revidujte ich. Ak nie, spoločne si odsúhlaste výsledok.

Leadership

Kľúčom k úspechu je vedenie. Zavádzanie zmeny zhora bez pochopenia reality pracovného procesu je recept na neúspech. Lídri musia byť prví, ktorí nový nástroj naplno využívajú, rozumejú mu a ukážu cestu ostatným.

• Uzavrite dohodu, že všetci kompetentní budú od stanoveného dátumu zadávať úlohy a riadiť všetky svoje procesy v rámci danej aplikácie.

Jedna vybraná osoba je málo.

Často môžete čítať frázu „vyberte zodpovednú osobu“. Prečo to nefunguje? Pretože systémová zmena potrebuje viac než jedného nositeľa. Celý tím by mal mať jasnú víziu a plnú podporu vrcholového vedenia.

• Rozviažte ruky vybranému tímu ľudí zodpovedných za implementáciu a dovoľte im konzultovať, validovať a vylepšovať proces v čase a priestore aj počas implementácie, tak aby to nenarušilo chod firmy.

Učenie je proces, nie udalosť

Školenie je nevyhnutné, ale aké školenie? Jednorazové školenie nefunguje. Zamestnanci potrebujú priebežné školenie a podporu v reálnom čase, aby získali dôveru v nový nástroj a proces.

• Ak vám to situácia umožňuje, vyčleňte čas implementačnému tímu aj po implementácii, aby mohol operatívne reagovať, odpovedať a riešiť otázky od ostatných kolegov a tak dopomohol k pochopeniu a akceptácii nového softvéru.

Vypočutie odporcov

Každý tím má odporcov. Ale namiesto ignorovania alebo presviedčania sa ich skúste vypočuť. Sú to vaše najcennejšie zdroje informácií o tom, prečo môže celá implementácia zlyhať. Zamerajte sa na vypracovanie stratégie, ktorá rieši ich obavy.

• Vytvorte projekt, do ktorého umožníte prispievať podnety a otázky všetkým kolegom. Následne naplánujte pravidelné stretnutia, kde bude otvorená diskusia k uvedeným požiadavkám, z ktorej buď vznikne pochopenie súčasného stavu, alebo zmena na základe výsledku diskusie.

Monitorovanie a optimalizácia sú nekončiaci proces

Považovať proces za dokončený po „implementácii“ je kľúčová chyba. Každý systém vyžaduje neustálu údržbu, hodnotenie a vylepšenie. A ak nie ste pripravení na neustále investovanie do tohto procesu, zlyháte.

• Organizujte porady v pravidelných cykloch a zadajte každému z tímu úlohu sledovať aktuálne trendy a veľkých hráčov vo vašom biznise. Následne reflektujte aktuálne trendy a vylepšenia, ktoré vás budú posúvať vpred.

Skúsení manažéri a lídri by nemali podceňovať výzvy, ktoré so sebou prináša zavádzanie nového systému, a práve tu zohráva kľúčovú úlohu kvalitný, cielený a efektívny prístup.
Používajme skúsenosti z minulých zlyhaní ako východiskový bod pre budúce úspechy.

Nepotrebujeme viac nástrojov. Potrebujeme múdrejšie implementácie.