Vo firme sa riadime zásadou, že manažér sa má primárne zaoberať riadením svojich tímov a stratégií. Teda má väčšinu svojho času venovať komunikácii s ľuďmi, vyhodnocovaniu dát a informácií a neustálemu zlepšovaniu procesov. Všetko ostatné sú činnosti, ktoré sú preňho neefektívne, neprinášajú žiadnu pridanú hodnotu a často ho ani nebavia.

Klasickým príkladom je riadenie schôdzok, keď manažér je zodpovedný za organizáciu a procesné riadenie schôdzky, dosahovanie cieľov, time management a overenie, že všetky dohody a úlohy boli správne zaznamenané. Rozhodne nemá byť asistentkou ostatným účastníkom, prehľadávať staré zápisy, maily, dožadovať sa informácií o tom, ako sme na tom s plnením úloh a pod.

Z našej skúsenosti v KARAT Software došlo k najvýraznejšiemu zvýšeniu efektivity porád implementáciou nasledujúcich kľúčových zmien:

• Včasná príprava jednotlivých bodov porady je v réžii jednotlivých účastníkov. V ALITEO zakladajú body porady sami, vrátane správnych podkladov, príloh a pod.
• Všetci sú automaticky priebežne informovaní o programe a jeho zmenách, majú online k dispozícii potrebné informácie a podklady a môžu sa tak riadne pripraviť.
• Neoddeliteľnou súčasťou porád býva kontrola úloh. ALITEO podporuje jednoduché nájdenie a priradenie úloh, ktoré majú byť v rámci schôdzky prerokované (úlohy z minulých porád tímu, projektové úlohy a pod.).
• Dôležitá je potreba spolupráce medzi tímami, keď napríklad obchodníci potrebujú od vedenia spoločnosti súhlas s cenovou ponukou na kľúčovú zákazku. ALITEO umožňuje túto žiadosť jednoducho odovzdať na vyjadrenie z jedného tímu do druhého vrátane všetkých súvisiacich informácií.

Ako to vyzerá v praxi z pohľadu manažéra?

• Mojou úlohou je včas naplánovať do kalendára schôdzky daného tímu (ak je to možné, plánujeme až 12 mesiacov dopredu).
• Následne online sledujem, ako postupne pribúdajú body na riešenie, ako sú pripravené na prerokovanie.
• K porade jednoducho pripojím úlohy, ktoré majú byť skontrolované, a prejdem si požiadavky z iných tímov, ktoré nám poslali na vyjadrenie.

Teda nezaoberám sa tým, ako zhromaždiť na poradu správne dáta a podklady – to za mňa rieši proces a ALITEO. Mojou úlohou je pripraviť sa na samotný obsah – prečítať si prípravy, požiadať kolegov o doplňujúce informácie.

Aké sú prínosy v zlepšení vedenia porád?

• Výrazne lepšia pripravenosť účastníkov na program. Body nie sú odkladané z dôvodu nedostatočných informácií a pod.
• Rýchlejšie dosahovanie kvalitnejších výsledkov – súvisí s lepšou prípravou jednotlivých bodov, online informovaním účastníkov o zmenách a z toho vyplývajúcou možnosťou vyžiadať si spresnenie.
• Násobne lepšia práca s dohodami z minulých porád – nezabúda sa na zadané úlohy, nevedie sa diskusia o tom, na čom sme sa vlastne dohodli.
• Lepšie riadenie času trvania porady – každý bod má svoju časovú náročnosť a vedúci porady tak môže riešiť prípadné problémy (dohoda o predĺžení porady, presun bodov na ďalšiu poradu a pod.).

Ako sme si povedali v článku Dynamické vytváranie obsahu a programu schôdzky, porady, rokovania, veľmi dôležitým prvkom úspechu porady je dôkladná príprava podkladov k jednotlivým bodom a následná príprava všetkých účastníkov. To je nevyhnutnou, no nie jedinou podmienkou úspechu.

Ako riadime porady v KARAT Software?

• Ak je to možné, máme v rámci tímov pravidlo, že rolu vedúceho porady (správcu procesu) rotujeme.
• Prvým bodom porady je zhoda nad jejím programom. Ak už na začiatku porady vieme, že nestihneme všetko prerokovať, dôjde k dohode o presune bodov porady na inú poradu (ALITEO umožňuje presun bodov jednoducho a bez straty pripravených podkladov) alebo o predĺžení porady.
• Zápis z porady vykonávame kombináciou zapisovateľa (rotuje rovnako ako vedúci) alebo dohodnutého riešiteľa vzniknutej úlohy. Riešiteľ si vytvára zápis preto, aby si poznamenal informácie tak, aby im pri riešení úlohy rozumel.
• ALITEO v oblasti zápisu umožňuje jednoducho zapísať dohody priamo k prerokovávaným bodom a zároveň priamo z bodu porady vytvoriť N úloh, ktoré boli dohodnuté. Do úlohy sa zároveň prenášajú informácie z bodu porady a vzniká väzba medzi úlohou a bodom porady (práca s úlohami bude obsahom TIP3).
• Ak je súčasťou porady kontrola úloh, zapíšeme ich aktuálny stav a dohody o ďalšom postupe. Opäť vzniká väzba medzi poradou a úlohou – na úlohách tak okrem iného vidíme, kedy, na ktorých poradách a s akým výsledkom boli prerokované.
• Na porade môžu byť riešené úlohy, ktoré nám odovzdali na vyjadrenie iné tímy. Tieto úlohy sú taktiež priradené ako jednotlivé body porady na prerokovanie vrátane všetkého, čo bolo uvedené vyššie. Prerokovanú úlohu následne vraciame pôvodnému tímu na doriešenie.
• Posledným bodom porady je kontrola zápisu, keď účastníci potvrdia, že zápisu a zadaniu úloh rozumejú.

Aké sú prínosy, ktoré sledujeme

• Rotácia vedúceho a zapisovateľa porady = zlepšenie prípravy a priebehu porady. Každý si z vlastnej skúsenosti uvedomuje, že ako vedúci porady chce pripravených, vecne sa vyjadrujúcich kolegov, ktorým ide o dosiahnutie cieľa porady.
• Dodržiavanie doby trvania porád. Každý bod má svoju časovú náročnosť, vieme tak vyhodnotiť, čo je reálne v určenom čase prerokovať.
• Kľúčové body porady vždy prerokujeme. Sme pripravení, ideme podľa priorít s ohľadom na časovú náročnosť.
• Máme kompletné informácie pre budúce vyhľadávanie dohôd a vyhodnocovanie zadaných úloh. Vieme presne, s akým výsledkom sme sa rozišli, kto dostal úlohy.
• V reálnom čase vidíme všetky úlohy, ktoré boli na poradách daného tímu zadané, a to samozrejme v rôznych pohľadoch (ukončené, rozpracované v termíne, po termíne, podľa riešiteľov a pod.).
• Ako manažéri šetríme veľké množstvo času vďaka tomu, že všetky informácie máme na jednom mieste, sú navzájom prepojené a so skončením porady máme hotovo v zmysle, že všetko je zapísané, skontrolované, nové úlohy sú rozdelené a staré vyhodnotené.

Manažment našej firmy sa stretáva každý týždeň. Robíme strategické rozhodnutia, reagujeme na aktuálny vývoj u zákazníkov, na projektoch, v spoločnosti – to asi všetci poznáte. V praxi to znamená, že každý rok absolvujeme približne 45–50 schôdzok (a to len v rámci tohto tímu), z ktorých každá generuje 3–10 úloh, pričom riešenie niektorých úloh trvá aj mesiace = nie sme schopní mať z porady na poradu tzv. čistý stôl.

Kým sme začali používať ALITEO, riešili sme v rámci porád tieto hlavné problémy:

• Veľký časový priestor sme venovali vzájomnému informovaniu o priebehu plnenia zadaných úloh. Pôvodný nástroj na riadenie porád nebol tým, ktorý sme používali na vlastný manažment priebehu skutočného riešenia úloh. Na porade sme si úlohu zaznamenali, ale všetky informácie o priebehu jej riešenia boli v systémoch, ktoré používali jednotliví riešitelia.
• Zistiť si aktuálny stav úlohy znamenalo nájsť riešiteľa a opýtať sa. To samozrejme obidve strany zdržuje, navyše ak má o informácie záujem viac ľudí, riešiteľ strávi veľa času opakovaním tých istých informácií na rôzne strany.
• Zložito sme vyhľadávali dôležité informácie z minulých porád. Napríklad ak sme v rámci kontroly úloh urobili nejakú dohodu, bola súčasťou zápisu danej porady a nemala žiadnu informačnú väzbu k úlohe ako takej. Následné dohľadávanie bolo problematické.

Zásadným posunom k súčasnému stavu bolo, že vďaka vlastnostiam ALITEO ho ľudia prijali ako nástroj pre svoje osobné riadenie a riešenie úloh, projektov.

Aké sú hlavné prínosy používania ALITEO pre riadenie porád v našej spoločnosti?

• Jednotnosť systému pre všetkých pracovníkov od konzultantov po manažment umožňuje prepojenosť informácií a procesov. Ak napríklad na našej porade zadáme úlohu, ktorá má dopad do interakcie so zákazníkom, vidíme prostredníctvom väzieb nadväzných úloh až na konkrétnu komunikáciu konzultanta s používateľom a vieme si jednoducho overiť, či riešenie zodpovedá nášmu zadaniu.
• Jednoznačnosť a preukázateľnosť priebehu práce na úlohe, dohodách a kontrolách. Každá úloha si so sebou nesie kompletnú históriu. Pri jej kontrole vidíme, na ktorej porade sme ju zadali, z akého bodu vznikla, aké boli podklady. Vidíme tiež, na ktorých poradách sme sa ňou zaoberali a s akým výsledkom, ktoré tímy sa k nej vyjadrovali, kde vznikli prípadné časové prodlevy.
• Ušetríme veľa času vzájomným referovaním o stave úloh, informácie si navyše môžeme zistiť kedykoľvek online. Nepotrebujeme sa nikoho pýtať, máme nezdeformované informácie v reálnom čase. To nám umožnilo zásadne zefektívniť pravidelné kontroly úloh. Účastníci porady si prečítajú históriu ich riešenia a dopytujú sa na prípadné nejasnosti.
• Predchádzanie problémom, nedorozumeniam, zbytočnej práci kolegov. A opäť za to môžu online a kompletné informácie o riešení úloh. Môžeme si tak priebežne kontrolovať, či bolo správne pochopené zadanie, že riešenie prebieha správnym smerom a tempom. Prípadne môžeme zasiahnuť IHNED a nie až po ďalšej porade, kde sa dozvieme, že problém stihol narásť do nepríjemných problémov.

Či už som pôsobil ako obchodník, obchodný riaditeľ alebo CEO, vždy som riešil ten istý problém, a to hneď z dvoch pohľadov.

• Ako správne našim zákazníkom predstaviť výhody riešenia, ktoré ponúkame, ale aj ako im pomôcť toto riešenie zaviesť do praxe.
• Ako tieto naše riešenia implementovať do našej firmy. Áno, SW firmy sú zákazníkmi samy sebe, a často je to ten najzložitejší projekt 😊

V niekoľkých nasledujúcich bodoch sa pokúsim zhrnúť kroky, ktoré podľa mojich skúseností vedú k úspechu v implementácii produktu ako je ALITEO.

• Som presvedčený, že kľúčovým faktorom úspechu je mať vo firme „ťahúňa, motor, nadšenca“, ktorý má jasnú predstavu o prínosoch nového riešenia. Táto osoba musí byť zároveň aktívnym používateľom buď vlastného systému, alebo jeho výstupov. Zároveň je potrebné si priznať, že jeho slovo musí mať vo firme dostatočnú váhu, alebo musí mať šéfa, ktorý ho v jeho úsilí podporí.
• Definícia cieľov implementácie typu „Zefektívnenie práce obchodníkov“ bez konkrétnych prvkov, čo by tú vyššiu efektivitu malo zabezpečiť, je na nič. Je potrebné si povedať, čo konkrétne má byť efektívnejšie, aké informácie ľuďom chýbajú a mali by ich mať k dispozícii, čo ako manažér potrebujete sledovať a momentálne sa musíte na tieto informácie pýtať a pod.
• Každú informáciu, ktorú budete chcieť mať v systéme, musí do neho niekto zapísať. Informácie, ktoré nikto ďalej k svojej práci nepotrebuje, nevyhodnocuje ich, do systému nepatria. Rovnako tam nepatria údaje, ktoré síce manažérom kreslia pekné farebné grafy, ale na základe ich hodnôt sa nerobia rozhodnutia reagujúce na danú situáciu.
• Začněte procesem, jehož jste významným účastníkem. Začněte využívat nový nástroj a vyžadujte po ostatních, aby komunikovali výhradně prostřednictvím něj. Pokud použijeme náš příklad Porad, tak to může vypadat následovně:
  • Body porady si vkládá každý sám, nejpozději 24 hod před konáním porady. Podklady mailem, v chatu nebo na papírku na stole ignorujte
  • Ak na porade vznikne úloha, je zadaná do systému. Informácie o jej riešení a priebehu budú súčasťou systému. Ak nie, považuje sa úloha za nesplnenú, aj keby ste dostali X mailov.
  • Ak je vaším cieľom mať online prehľad a nemusieť sa pýtať, vyžadujte, aby všetka komunikácia prebiehala pomocou systému. Buďte v tom dôslední.

Dodržiavanie týchto zásad vám bude stačiť, aby ste systém uviedli do života v rámci vášho tímu. A s veľkou pravdepodobnosťou začnú členovia tímu vyžadovať jeho využívanie vo svojich tímoch – ani im sa nebude chcieť pridávať si prácu a robiť ostatným asistentku.

• Ďalšou úspešnou stratégiou je vybrať proces, ktorý sa týka veľkej časti vašich pracovníkov a viete, že „nie je optimálny“. Klasickým príkladom sú interné žiadanky na čokoľvek.
  • Dovolenky a proces ich schvaľovania
  • Nové vybavenie – NTB, mobil, papier do tlačiarne
  • Požiadavky na služby podporných oddelení – Inštalácia tlačiarne, problém s ovládačmi, oprava stroja vo výrobe.

Ak sa vám podarí tieto 2 stratégie skombinovať a systém je navrhnutý tak, že je reálne užitočný, máte vyhraté. Odmenou vám bude to, že vaši ľudia sa nebudú zaoberať byrokraciou a budú venovať viac času práci, na ktorú ste si ich do firmy najali.