Vo svete technológií a digitálnych riešení nie je kľúčovou súčasťou úspechu len samotný softvér, ale predovšetkým ľudia a procesy, ktoré ho obklopujú. Implementácia softvérového riešenia do organizácie je niečo, čo by malo prejsť nielen technickým, ale aj organizačným a kultúrnym filtrom podniku. Vďaka našim bohatým skúsenostiam v oblasti implementácií ponúkame sofistikovaný prístup, ktorý zahŕňa odbornú analýzu, strategické plánovanie a personalizovanú podporu.
Začíname na štarte – s definovaním procesu, ktorý má byť v ALITEO implementovaný.
Tento prvý krok počas implementácie nie je len štandardnou procedúrou, ale aj príležitosťou na reflexiu a optimalizáciu existujúceho procesu zo strany zákazníka. Často sme svedkami „aha-zážitkov“, keď si zákazník uvedomí potenciálne miesta na zlepšenie pri prehodnocovaní svojich procesov s ľuďmi, ktorí ich vykonávajú na dennej báze.
Implementácia
Implementácia samotná, či už realizovaná na diaľku alebo najčastejšie priamo u zákazníka, prebieha v úzkej spolupráci a v neustálom dialógu so všetkými zúčastnenými stranami. Osobný prístup umožňuje nielen hlbšie pochopenie špecifík vášho podniku, ale aj flexibilnejšie a efektívnejšie riešenie prípadných komplikácií na ceste k úspešnej implementácii. Analyzujeme, prenášame a validujeme váš proces do systému ALITEO tak, aby sme zabezpečili jeho čo možno najhladší presun do digitálnej sféry. Počas tohto procesu sa často ujímame úlohy oponenta procesu, pričom uplatňujeme naše skúsenosti a know-how na vylepšenie a zefektívnenie prenesených procesov tam, kde je to možné a vhodné. To zahŕňa aj vzájomnú validáciu a zlepšovanie procesu s využitím všetkých dostupných nástrojov, ktoré ALITEO ponúka.
Keďže chápeme, že každý projekt je jedinečný, pristupujeme k validácii a testovaniu implementovaných procesov s maximálnou pozornosťou a rešpektom k špecifikám vášho podniku. Ďalej poskytujeme komplexné školenie pre kľúčových používateľov a počas celej doby trvania implementácie ponúkame podporu a asistenciu prostredníctvom nášho supportu, ktorý je vám samozrejme pripravený odpovedať na vaše otázky alebo zbierať vaše podnety pre lepšie fungovanie nášho systému aj po ukončení vašej implementácie.
Výsledkom je nielen funkčný systém ALITEO, ale aj proces, ktorý je optimalizovaný, vyladený a prispôsobený reálnym potrebám vašej organizácie. Implementácia s nami nie je len o technológii, je to partnerstvo, ktoré stavia na skúsenostiach, odbornosti a spolupráci smerom k úspechu vášho podniku. Časová náročnosť, na ktorú je potrebné sa pripraviť, závisí od veľkosti a požiadaviek vašej spoločnosti. V princípe však zodpovedá 12–50 hodinám, za ktoré sa s nami dopracujete k požadovanému výsledku.
Uistite sa, že vaša cesta digitálnou transformáciou bude plynulá a efektívna vďaka komplexnému a skúsenému prístupu, ktorý ALITEO ponúka.
Rozlíšenie pojmov: Projekt a Proces
Proces ako súhrn dobre definovaných a štruktúrovaných krokov smerujúcich k dosiahnutiu konkrétneho cieľa je tepnou úspešnej organizácie. Umožňuje nám systematicky pristupovať k práci, zabezpečuje konzistentnosť a kvalitu výsledkov a zároveň minimalizuje priestor pre chyby či neefektívnosť. V digitálnom nástroji ALITEO je proces stvárnený vo forme „Pracovného priestoru“, kde si jednotlivé oddelenia môžu vytvoriť vlastnú „receptúru“ na dosiahnutie požadovaných výsledkov.
Samotný projekt v ALITEO nie je len o náhodnom plnení úloh, ale predstavuje aplikáciu nadefinovaného procesu (v pracovnom priestore) v praxi, kde každá úloha a krok sú strategicky navrhnuté tak, aby úspešne navigovali tím smerom k cieľu.
Aké vlastnosti by mal projekt mať
Procesne ukotvený: vychádza z nastavenia daného pracovného priestoru.
Časovo obmedzený: má stanovený časový rámec.
Definovaný stavom: každý z projektov sa môže nachádzať v jednom zo stavov podľa pokroku riešenia, alebo informovať o riziku v čase či kvalite.
Personálne definovaný: projekt má členov s oprávneniami, ktorí môžu mať charakter interných alebo externých používateľov.
Špecifikuje vstupy: definuje zdroje alebo špecifiká vďaka projektovým atribútom.
Využíva zdroje: nástroje riadenia projektu v podobe porád, riadiacich úloh, dokumentov, SLA a reportov.
Výstup: má konkrétny očakávaný výsledok a umožňuje vykazovať a fakturovať čas na projekt alebo jeho časti.
Kontinuita vs. Jednorazovosť
Niektoré projekty môžu byť kontinuálne, teda nemajú striktne definovaný koniec, ale skôr sa zameriavajú na bežnú prevádzku a komunikáciu (support projekt, interný helpdesk, HR projekt atď…). Tu môže ALITEO fungovať ako miesto, kde je možné takéto projekty spravovať.
Procesné modelovanie
„Pracovné priestory“ možno vnímať ako priestor na definovanie rámca procesu pre dané oddelenie a môžu byť prevedené do procesného modelu. Tento model poskytuje prehľad o tom, ako sú jednotlivé procesy v spoločnosti vykonávané, a to pomocou grafickej mapy procesov.
Význam procesov
Procesy, akékoľvek postupné kroky, ktoré následne predstavujú kompletný pracovný tok, sú životne dôležité pre chod každej organizácie a mali by byť dôkladne definované a zdokumentované.
Procesná mapa vs. Procesný model
Procesná mapa: poskytuje úplný pohľad na všetky procesy.
Procesný model: detailne popisuje a vizualizuje jeden konkrétny proces.
Prečo zaviesť procesné riadenie?
Zameranie na prácu: prepojenie projektov, úloh, stavov, atribútov a podúloh uľahčuje prácu a minimalizuje šancu na prehliadnutie kľúčových krokov.
Kvalita výstupu: zabezpečí konzistentnú kvalitu výstupov tým, že zabezpečí dodržiavanie optimálnych postupov a firemného know-how.
Delegovanie úloh: jasne definované procesy uľahčujú delegovanie úloh a zapojenie nových členov tímu.
Úspora zdrojov: minimalizuje premrhaný čas a energiu tým, že objasní, aké sú nasledujúce kroky v procese.
Aplikácia v praxi
Napríklad proces spracovania zákazníckej požiadavky na support môže byť komplexnejší, než sa zdá. Všetky postupy, ktoré je potrebné vykonať, môžu byť rozdelené do jasne definovaných krokov, aby sa zabezpečila kvalita a konzistentnosť.
Ako to funguje v ALITEO?
ALITEO ponúka tri úrovne procesného riadenia:
Základné procesy: Projekty/Tímy, úlohy
Stredne zložité procesy: Projekty/Tímy, úlohy, podúlohy, väzby a atribúty úloh
Komplexné procesy: Projekty/Tímy, úlohy, podúlohy, väzby, atribúty úloh, projektov, výkazov práce, automatiky komentárov a riešiteľov, etapy a stavy úloh, SLA a pod.
ALITEO teda umožňuje nielen správu projektov, ktoré môžu reprezentovať akýkoľvek dátový celok, ale tiež podporuje vytváranie, sledovanie a optimalizáciu procesov.
Ako začať s procesným riadením?
Definovať: Čo je cieľom procesu?
Modelovať: Aké sú kľúčové kroky?
Analyzovať: Ako môžeme proces merať a hodnotiť?
Optimalizovať: Ako možno proces zlepšiť?
Realizovať: Ako môžeme proces aplikovať do praxe?
ALITEO: Vaša cesta k efektívnemu procesnému riadeniu
Prístup ALITEO umožňuje organizáciám vytvárať, sledovať a merať procesy ako pracovné priestory prostredníctvom projektov a zabezpečovať tak konzistentné výkony, výsledky a podporovať kontinuálne zlepšovanie. S ALITEO teda nielenže udržíte všetky svoje projekty pod kontrolou, ale zároveň vytvoríte robustný systém pre riadenie a zlepšovanie vašich procesov – a to všetko na jednom mieste.
Správny odhad reality
Zavedenie nového softvéru nie je len o technológii. Je to zmena pre celý váš tím. Nedostatočná príprava a očakávanie, že sa ľudia ľahko prispôsobia, je naivné.
Vytvorte tím ľudí, ktorí buď zodpovedajú za jednotlivé procesy, alebo sú dostatočne kompetentní sa k procesom vyjadrovať a majú blízko k technológiám. Poverte ich návrhom implementačných procesov. Ak vidíte v priebehu implementácie priestor na zlepšenie, revidujte ich. Ak nie, spoločne si odsúhlaste výsledok.
Leadership
Kľúčom k úspechu je vedenie. Zavádzanie zmeny zhora bez pochopenia reality pracovného procesu je recept na neúspech. Lídri musia byť prví, ktorí nový nástroj naplno využívajú, rozumejú mu a ukážu cestu ostatným.
Uzavrite dohodu, že všetci kompetentní budú od stanoveného dátumu zadávať úlohy a riadiť všetky svoje procesy v rámci danej aplikácie.
Jedna vybraná osoba je málo.
Často môžete čítať frázu „vyberte zodpovednú osobu“. Prečo to nefunguje? Pretože systémová zmena potrebuje viac než jedného nositeľa. Celý tím by mal mať jasnú víziu a plnú podporu vrcholového vedenia.
Rozviažte ruky vybranému tímu ľudí zodpovedných za implementáciu a dovoľte im konzultovať, validovať a vylepšovať proces v čase a priestore aj počas implementácie, tak aby to nenarušilo chod firmy.
Učenie je proces, nie udalosť
Školenie je nevyhnutné, ale aké školenie? Jednorazové školenie nefunguje. Zamestnanci potrebujú priebežné školenie a podporu v reálnom čase, aby získali dôveru v nový nástroj a proces.
Ak vám to situácia umožňuje, vyčleňte čas implementačnému tímu aj po implementácii, aby mohol operatívne reagovať, odpovedať a riešiť otázky od ostatných kolegov a tak dopomohol k pochopeniu a akceptácii nového softvéru.
Vypočutie odporcov
Každý tím má odporcov. Ale namiesto ignorovania alebo presviedčania sa ich skúste vypočuť. Sú to vaše najcennejšie zdroje informácií o tom, prečo môže celá implementácia zlyhať. Zamerajte sa na vypracovanie stratégie, ktorá rieši ich obavy.
Vytvorte projekt, do ktorého umožníte prispievať podnety a otázky všetkým kolegom. Následne naplánujte pravidelné stretnutia, kde bude otvorená diskusia k uvedeným požiadavkám, z ktorej buď vznikne pochopenie súčasného stavu, alebo zmena na základe výsledku diskusie.
Monitorovanie a optimalizácia sú nekončiaci proces
Považovať proces za dokončený po „implementácii“ je kľúčová chyba. Každý systém vyžaduje neustálu údržbu, hodnotenie a vylepšenie. A ak nie ste pripravení na neustále investovanie do tohto procesu, zlyháte.
Organizujte porady v pravidelných cykloch a zadajte každému z tímu úlohu sledovať aktuálne trendy a veľkých hráčov vo vašom biznise. Následne reflektujte aktuálne trendy a vylepšenia, ktoré vás budú posúvať vpred.
Skúsení manažéri a lídri by nemali podceňovať výzvy, ktoré so sebou prináša zavádzanie nového systému, a práve tu zohráva kľúčovú úlohu kvalitný, cielený a efektívny prístup. Používajme skúsenosti z minulých zlyhaní ako východiskový bod pre budúce úspechy.
Nepotrebujeme viac nástrojov. Potrebujeme múdrejšie implementácie.
Viac času na prácu, ktorá vás baví
KARAT Software a. s.
Dvořákova 2881/77
750 02 Přerov Česká republika
IČ: 25352687
DIČ: CZ25352687
Zápis v OR: oddíl B, vložka 1413
Vedeno u: Krajský soud v Ostravě
Copyright 2025 KARAT Software
Všechna práva vyhrazena
