ALITEO: Kľúčové dôvody, prečo začleniť procesné riadenie do vášho podnikania

Rozlíšenie pojmov: Projekt a Proces

Proces ako súhrn dobre definovaných a štruktúrovaných krokov smerujúcich k dosiahnutiu konkrétneho cieľa je tepnou úspešnej organizácie. Umožňuje nám systematicky pristupovať k práci, zabezpečuje konzistentnosť a kvalitu výsledkov a zároveň minimalizuje priestor pre chyby či neefektívnosť. V digitálnom nástroji ALITEO je proces stvárnený vo forme „Pracovného priestoru“, kde si jednotlivé oddelenia môžu vytvoriť vlastnú „receptúru“ na dosiahnutie požadovaných výsledkov.

Samotný projekt v ALITEO nie je len o náhodnom plnení úloh, ale predstavuje aplikáciu nadefinovaného procesu (v pracovnom priestore) v praxi, kde každá úloha a krok sú strategicky navrhnuté tak, aby úspešne navigovali tím smerom k cieľu.

Aké vlastnosti by mal projekt mať

• Procesne ukotvený: vychádza z nastavenia daného pracovného priestoru.
• Časovo obmedzený: má stanovený časový rámec.
• Definovaný stavom: každý z projektov sa môže nachádzať v jednom zo stavov podľa pokroku riešenia, alebo informovať o riziku v čase či kvalite.
• Personálne definovaný: projekt má členov s oprávneniami, ktorí môžu mať charakter interných alebo externých používateľov.
• Špecifikuje vstupy: definuje zdroje alebo špecifiká vďaka projektovým atribútom.
• Využíva zdroje: nástroje riadenia projektu v podobe porád, riadiacich úloh, dokumentov, SLA a reportov.
• Výstup: má konkrétny očakávaný výsledok a umožňuje vykazovať a fakturovať čas na projekt alebo jeho časti.

Kontinuita vs. Jednorazovosť

Niektoré projekty môžu byť kontinuálne, teda nemajú striktne definovaný koniec, ale skôr sa zameriavajú na bežnú prevádzku a komunikáciu (support projekt, interný helpdesk, HR projekt atď…). Tu môže ALITEO fungovať ako miesto, kde je možné takéto projekty spravovať.

Procesné modelovanie

„Pracovné priestory“ možno vnímať ako priestor na definovanie rámca procesu pre dané oddelenie a môžu byť prevedené do procesného modelu. Tento model poskytuje prehľad o tom, ako sú jednotlivé procesy v spoločnosti vykonávané, a to pomocou grafickej mapy procesov.

Význam procesov

Procesy, akékoľvek postupné kroky, ktoré následne predstavujú kompletný pracovný tok, sú životne dôležité pre chod každej organizácie a mali by byť dôkladne definované a zdokumentované.

Procesná mapa vs. Procesný model

• Procesná mapa: poskytuje úplný pohľad na všetky procesy.
• Procesný model: detailne popisuje a vizualizuje jeden konkrétny proces.

Prečo zaviesť procesné riadenie?

1. Zameranie na prácu: prepojenie projektov, úloh, stavov, atribútov a podúloh uľahčuje prácu a minimalizuje šancu na prehliadnutie kľúčových krokov.
2. Kvalita výstupu: zabezpečí konzistentnú kvalitu výstupov tým, že zabezpečí dodržiavanie optimálnych postupov a firemného know-how.
3. Delegovanie úloh: jasne definované procesy uľahčujú delegovanie úloh a zapojenie nových členov tímu.
4. Úspora zdrojov: minimalizuje premrhaný čas a energiu tým, že objasní, aké sú nasledujúce kroky v procese.

Aplikácia v praxi

Napríklad proces spracovania zákazníckej požiadavky na support môže byť komplexnejší, než sa zdá. Všetky postupy, ktoré je potrebné vykonať, môžu byť rozdelené do jasne definovaných krokov, aby sa zabezpečila kvalita a konzistentnosť.

Ako to funguje v ALITEO?

ALITEO ponúka tri úrovne procesného riadenia:

• Základné procesy: Projekty/Tímy, úlohy
• Stredne zložité procesy: Projekty/Tímy, úlohy, podúlohy, väzby a atribúty úloh
• Komplexné procesy: Projekty/Tímy, úlohy, podúlohy, väzby, atribúty úloh, projektov, výkazov práce, automatiky komentárov a riešiteľov, etapy a stavy úloh, SLA a pod.

ALITEO teda umožňuje nielen správu projektov, ktoré môžu reprezentovať akýkoľvek dátový celok, ale tiež podporuje vytváranie, sledovanie a optimalizáciu procesov.

Ako začať s procesným riadením?

• Definovať: Čo je cieľom procesu?
• Modelovať: Aké sú kľúčové kroky?
• Analyzovať: Ako môžeme proces merať a hodnotiť?
• Optimalizovať: Ako možno proces zlepšiť?
• Realizovať: Ako môžeme proces aplikovať do praxe?

ALITEO: Vaša cesta k efektívnemu procesnému riadeniu

Prístup ALITEO umožňuje organizáciám vytvárať, sledovať a merať procesy ako pracovné priestory prostredníctvom projektov a zabezpečovať tak konzistentné výkony, výsledky a podporovať kontinuálne zlepšovanie. S ALITEO teda nielenže udržíte všetky svoje projekty pod kontrolou, ale zároveň vytvoríte robustný systém pre riadenie a zlepšovanie vašich procesov – a to všetko na jednom mieste.